Kommunikation som en röd tråd (2 av 10)

vätterhem_logotyp_12a_devis

I det digitala samhället är det närmast självklart att allt är åtkomligt eller att informationen finns till hands. Kommer man till en återvändsgränd så vänder man företaget ryggen.  Jag tror att många inte inser att kommunikation och information snart är lika viktigt som den fysiska verkligheten. Att kunna gestalta olika koncept och verkligen presentera innebörden av olika förändringar är minst lika viktigt som händelsen i sig själv. Vid en förändring går det inte sällan åt mer energi att prata om förändringen än att verkställa denna om man är otydlig.

Här kan 25-50 procent av jobbet försvinna bort i prat. Vid dessa tillfällen är en tydlig och genomtänkt kommunikation så viktig – och att man själv deltar och företräder förändringen så att fokus blir på fakta och möjligheterna. En stor del är psykologi och symbolhandlingar i att kommunicera. Det gäller däremot att förstå att kommunikation inte är någon manipulativ verksamhet utan görs med goda avsikter. I annat fall är det desinformation och något som avslöjas med tiden.

Många ledare är själva duktiga på att använda sociala medier men att själv utforma en egen kommunikationsplan för hela bolaget är det färre som ägnar tid till. Att tänka utifrån varje medarbetare och att förstå vilket informationsbehov som föreligger på olika nivåer kräver att man prioriterar och diskuterar frågan.

Jag själv ser kommunikation som den enskilt viktigaste komponenten i VD-skapet vid sidan av att kunna fatta beslut, coacha, genomföra förändringar och utveckla nya idéer. Därför lägger jag en relativt stor del av min tid på detta. I min värld så bidrar kommunikation till en stabil och lugn miljö som gör att man kan koncentrerar sig på förnyelse och samarbete.

Kommunikationen blir av naturliga skäl djupare i ledningsgruppen och styrelsen, men det är också viktigt att alla i organisationen har tillgång till samma information. Det får aldrig finnas dubbla budskap. Det är lätt att informationen stannar eller förändras från en person till en annan. Jag är därför väldigt mån om att jobba med ett informationsinnehåll. Det som presenteras i styrelsen ska alltid presenteras till hela organisationen. I takt med att det numera finns bra dokumentstyrningsprogram lägger jag själv upp alla information så att detta finns tillgängliga och åtkomliga för alla. Här finns alla protokoll, veckobrev, informationsmaterial, budgetar med mera. Principen är öppenhet och tydlighet.

För mig är det viktig att alla kopplingar är rätt. Informationsinnehållet ska stämma överens med innehållet i företagsplanen. Då ser alla att systemet hänger ihop och att det finns en röd tråd i verksamheten. Detta skapar även trygghet och lugn vid förändringar. Information bör helst vara konkret så att man får nytta av det man tar till sig.

Mitt eget informationsarbete består av veckobrev till alla medarbetare. Veckovisa möten med ledningsgruppen från och med 2016 (nu har vi haft varannan vecka). Styrelsematerialet som presenteras och tas fram en gång per månad presenteras även till alla medarbetare på huvudkontoret en gång per månad. Det skapar en god gemenskap. Allt material som används vid ledningsgruppsmöten och styrelsemöten läggs upp i vårt interna system och är tillgängligt för alla. När vår nya hemsida är på plats så ska vi blogga och twittra varje dag om saker som vi gör samt lägga upp alla styrelseprotokoll.

Information är en ensidig handling medans kommunikation är ett växelspel mellan individer. Båda delarna är lika viktiga.  Vad man gör beror oftast på vad som är praktiskt möjligt. På NCC var det nästan enbart information som gällde. Det var för stort för att klara av på annat sätt. Bäst är när man kan träffas och resonera. Att skapa förståelse och lyssna på andra uppfattningar. Det är också viktigt att man är tillgänglig för att kunna ge feedback. Just uppföljning och återkoppling till medarbetarna är en del som oftast försummas. Jag planerar aldrig in en full kalender. Jag håller alltid minst 25 procent av veckans kalender öppen för att kunna vara tillgänglig och ge återkoppling till medarbetarna. Dessutom är det viktigt att man då och då sätter sig ner och tar tid att resonera igenom lite större frågeställningar. Nästa år återinför vi ”spånarmöten” där vi en gång per kvartal tar en kväll och sätter oss ner och filosoferar kring hur vi jobbar och om vi kan göra på annat sätt. Ett levande informationsflöde är alltså a och o i en organisation som vill framåt och skapa nya idéer.

När informationen blir inåtvänd och det blir tissel och tassel är man ute på djupt vatten. Då förstör man tilliten och förtroendet mellan varandra. I princip ska man aldrig behöva ha stängda dörrar. Det som inte tål att synas i dagsljuset är sannolikt dåligt tänkt eller ett hopkok av orediga tankar. Många försöker också använda information som något maktmedel vilket är förödande. Då skapas en osäker miljö som skapar oklarheter och röra. Då gör man sällan rätt saker och det skapas subkulturer som underminerar verksamheten. Idéerna vissnar och det blir mer fokus på skvaller än att fokusera på möjligheterna. I sådan lägen är det ledarens okunskap som ligger till grund för att man talar om varandra i stället för med varandra. Att ha ett öppet system har ett sitt pris men fördelarna väger alltid över enligt mitt synsätt. Kommunikationen är som jag ser det en del av ”råvaran” i vår digitala samhälle och har en enorm potential att frigöra energi hos varje medarbetare. Kommunikation är dubbelriktad process och ökar jämställdheten när den får flöda och utvecklas.

Här är vår nya logo som första steget i vår nya företagsprofil. Även detta hantverk ingår i kommunikationsplanen.

vätterhem_logotyp_12a_devis