Tiden är inne för oss, att mäta kontorsarbetets och administrationens effektivitet. Gör vi rätt saker på kontoret och sakerna på rätt sätt. Kärnfrågor i all management men som ingen har tagit tag i sedan Taylors dagar. Frederick Taylor var ingenjör och konsult i slutet av 1800-talet. Under sin tid på diverse stålverk och andra verkstäder utvecklade han scientific management och funktionell organisation, vilket sammanfattades i hans bok The Principles of Scientific Management 1911. Huvudpunkterna i boken handlar om fyra principer för att skapa perfektion i produktionen. Kritiken har inte varit nådig och själv är jag också kritisk på många punkter i denna kliniska och känslolösa syn men tilltalas också av det vetenskapliga försöket. Taylor principer gick ungefär ut på följande som alltså skrevs för 100 år sedan:
- Utveckla arbete till vetenskap (man kan beräkna optimalt tillvägagångssätt för vissa sysslor. Eliminering av tumregler till förmån för vetenskap. Utesluta onödiga rörelser och aktiviteter för att öka effektivitet).
- Vetenskapligt urval av arbetare (välja rätt person till rätt jobb, maximal specialisering, gör endast det man är bäst lämpad för, sätta mål för produktionen, bestämma belöningssystem för att uppnå målen och utbilda personalen i metoderna)
- Vetenskaplig träning och utveckling av arbetare
- Vänskapligt samarbete mellan ledning och arbetare (distinkt uppdelning av arbetsuppgifter mellan ledning och arbetare, hög produktivitet från arbetarna ger dem högre lön och noggrann övervakning att arbetet sköts på rätt sätt.
Så långt Taylor. Vi har alltså bestämt oss för att göra en kontorsmätning av en fristående revisor som börjar med individuella intervjuer för att definiera arbetsmomenten. Vi bedömer att varje person har cirka 10-15 ”arbetskonton” som exempelvis interna och externa möten, skrivarbete, beräkningar, telefonsamtal, registrering, analys, svara och skicka e-post, statistik, problemlösning och föredrag etc. Dessa områden ska sedan brytas ner i mer specifika delar för varje person. Dessa konton definieras tilsammans utifrån rollen. Varje medarbetare fyller sedan i tiden per konto varje dag under en månad. Därefter görs en analys av hur vi använder våra 1 900 årstimmar. Gör vi rätt prioriteringar, gör vi rätt arbetsuppgifter eller saker som inte behövs eller tar lång tid? Även sättet att fylla i sin tid, frånvaro, semester ska ses över så att alla gör lika.
Egentligen är det konstigt att man inte borrat mer i hur kontorsarbetet bedrivs eller hur detta kan bli effektivare. Det talas vitt och brett om saken men så fort det kommer till detaljer och ska konkretiseras så finns ingen litteratur på området. Skälet till att vi fick upp ögonen för detta, var efter att vi genomfört en fastighetsdimensionering för alla våra fastighetsskötare. Där vi mätt upp exakta tider för varje fastighet utifrån ”konton”; reparera fel i lägenheten och byggnaden, klippa gräs, sköta administration, läsa av mätarställningar, spara energi, skotta snö, tillsyn och planering av budget, underhåll och inköp samt delta på möten. Går det att mäta dessa arbetsuppgifter så går det att mäta kontorsadministrationen. Det ska bli intressant att se vad vi lägger tiden på, om vi gör rätt saker och saker på rätt sätt när vi får en samlad bild av hur vi jobbar. Förmodligen kommer det också att visa sig att flera jobbar för mycket, att arbetsuppgifterna inte täcks in av rollen och att vi sannolikt är väldigt effektiva. Det vet vi från andra studier när vi jämför antal personer med bostads- och lokalytor som vi äger och förvaltar. Men det kan säkert ge oss många nya aha-upplevelser, nya tankeställare och ökad medvetenhet hur vi använder vår tid och om vi kan hitta nya samarbetsformer eller ta bort vissa uppgifter.
