Kommunikation är blodomloppet i ett företaget. Utan denna syresättning så stannar allt av. Det är sättet som samarbetet och ledarskapet fungerar utan gnissel. Svårigheten är att hitta balansen och förstå hur förväntningarna ser ut bland medarbetare, chefer och övriga intressenter i omvärlden. Hur långt ska man gå, när är det läge och vad ska sägas?

En ledare måste vara djupt inne i processen med att sätta budskapet och hur nästa och nästa steg ska se ut. Det går aldrig att förutsäga hur slutresultatet ser ut men det långsiktiga tänket måste finnas där. Min uppfattning är att lägga fram det man känner till utan att hålla tillbaka något. Många vill köra säkra linjen men den blir oftast otydligt och krystat. Människor är extremt duktiga på att tolka och ser om något lämnas utanför. Då blir det inte sällan spekulationer och många anar ugglor i mossen, trots att det sällan finns något. Det är min fulla övertygelse att kommunikationen ska vara transparens för att nå fram och skapa en tillit med media, medarbetare och ägare. Detta är såklart svårt och ibland när man säger för mycket och det uppstår oklarheter innan man hinner korrigera sig, är det lätt att man ångra sig. Utmaningen är att informera innan det finns något att informera om. Jag kör alltid all in och i åtta fall av tio så fungerar det bra. De sämre går att hantera. Det är alltid lättare att själv sitta vid rodret och styra än att vara på defensiven. Då kan det gå riktigt tokgalet när du hamnar i bakvattnet.

Kommunikation är en form av samhörighet mellan den som sänder och tar emot och vise versa. Att kommunicera handlar om ansvar, mod, att visa vad man vill och även kunna visa empati för sin omgivning. Jag tror inte på att dela upp informationen till olika målgrupper. Jag tror istället på rejält bearbetat och tydligt material som går ut till alla utan omsvep. Det har ett pris men alternativen är sämre. Det finns alltid personer i en organisation som blir stressade av för mycket information och dessa behöver specifikt stöd med att sålla.

Nyckel för att lyckas är alltså att var extremt tydlig med vad man vill. Du kan inte vara alla till lags utan vissa kommer inte gilla det som sägs. Det är grunden och något som du måste acceptera. Försök inte tillgodose alla med olika budskap som faller i god jord. En sådan kommunikation blir splittrad och motsägelsefull. Försök istället koncentrera dig på vad du vill säga och hur tänket ser ut framåt. Se till att de flesta är med och accepterar budskapet.

Ett klassiskt tips är att alltid ställa sig fem enkla frågor. Vem tar emot, vad är mitt budskap, när ska detta kommuniceras, varför och hur ska det förpackas.  Alla som lekt ”viska-leken”, vet hur lätt ett budskap kan förvanskas och hur olika människor tolkar information. Träna och testa innan du kör ut allt och lägg tid på tanken.

För mig handlar det om ett förenkla och säga relativt få saker. Oftast inte mer är tre saker. Kan du själv sända ut informationen via streaming eller TEAM och direkt komplettera med kortfattat text på intranätet så blir det få misstolkningar. Se även till att involvera bolagets kommunikatörer och alla andra som bidrar så att det ger ett proffsigt intryck utan överarbetning. Ljud, bild, studio, tid ska fungera som en TV-sändning från Aktuellt. Förbise inte dessa detaljer.

När du kommunicera rätt visar du respektera för andra människors tid och att det som sägs har någon praktisk nytta för användaren. Det ska ge något, vara ett mervärde. Annars slösar du bara bort andras tid och fixerar dig på dig själv. Sådant avslöjas direkt.  Att skriva skönlitterärt om saker som inte betyder något är som att rita i sanden. Dålig kommunikation är sämre än ingen alls som heller inte är bra. Alla tvingas på sätt och vis att kommunicera och då måste du känna glädjen i att föra fram dina tankar och ge något.

För att bli en duktig kommunikatör krävs att du är duktig på att lyssna och ta del av andra människors behov och situation.  Att kunna lyssna in organisationens outtalade tankar, olika yrkesgruppers funderingar, ta in det negativa, se problem och förmedla en korrekt verklighetsbeskrivning. Inga organisationer är fulländade. Det finns mängder med problem och utmaningar som hela tiden ger sig tillkänna. Även om kommunikationen handlar om konkreta problem så ska tonläget vara lösningsorienterat och positivt. Gå rakt på sak och erkänn läget.

De flesta ska uppfatta kommunikationen som en objektiv nyhetskanal. Sakligt, korrekt och intressant. Det behövs inte vara dokumentärt men alla ska känna igen sig. Det är inte fel att även kunna bjuda på sig själv och ha lite distans till det som förmedlas utan att förringa något.

Det finns alltid ett sjudande behov av information i en organisation. Människor pratar med varandra, rådgör, mailar, korridorsnack, chattar osv i all oöverblickbarhet. I allt detta uppstår lite skvaller här och där. Saker som kittlar och är lite sensationellt. Alla skvallrar mer eller mindre och detta är inget fel på något vis. Det hör till oss språkmänniskor och handlar om samhörighet. Det går aldrig att ta bort utan det får man leva med i sin kommunikation. Till och med dra nytta av detta då och då.

Alla bolag bör ha minst ett par tre stycken kommunikatörer som jobbar med texter, budskap, media, intranät, poddar, hemsidor, sociala medier, influencer, sändningar, osv hela tiden. Uppfatta företaget som ett mediehus som har en ansvarig utgivare och varje dag jobbar med nyhetsutvärdering och publicering. Både internt och externt. Bolagen kommer på sikt att jobba ännu hårdare med nyhetsgallring, krishantering, pressmeddelande, egna TV- och radio-studios osv. Det är lika bra att rigga upp för detta redan nu. Den som har initiativet har ett enormt försteg framför andra i branschen. Kommunikation kan skapa stordåd eller förstöra ett varumärke. Lägg därför mycket tid på att tänka igenom strategi och budskap så att det finns ett helhetstänk. Det är du som ledare som har ansvar att förklara och förmedla både de roliga och tråkiga nyheterna. I en tuff kris så lär man sig detta in på bara skinnet. Det är ingen bra idé att skicka fram bolagets kommunikatörer när det är tufft. Här sviker de flesta tyvärr. Då är det bara att inta scenen och göra sitt bästa. Det härdar i både ödmjukhet och vissheten att vara öppen och tillgänglig. Kommunikation är ledarskapets grundritning i samarbete och styrning i både med- och motgång.