Framtidens kontorsarbete – från ineffektivt till innovativa processer

En framtidsspaning idag är svårare än någonsin. Det finns så många oförutsägbara kombinationer kring klimatkrisen, AI, globalisering, pandemier och finansiella risker att fantasin och våra kognitiva förmågor inte räcker till.

Men att inte försöka är inget alternativ. Oavsett om det aldrig blir som man tänker sig så håller man igång hjärnan och diskussionen som gör det lättare att anpassa sig eller ta till sig förändringar. Det gäller att vara redo och snabb som en scout. Inte fastna bakom regler och ett stort skrivbord. Det är mer träningskläder än kavaj. Och det är ödmjukhet och lyhördhet i stora doser.

Coronapandemin har ställt en rad nya frågor som behöver svar. Hur ser morgondagens kontorsarbete ut och hur kan det göras effektivare än idag. Var ska jobbet ske och hur leder man på distans? Det som gått i snigelfart de sista tjugo åren har nu snabbspolats tio år framåt. Denna verklighet lär bli än mer påtaglig vart eftersom tiden går.

Min känsla är att kontorsarbeten rent generellt är oerhört ineffektivt. Att gå ner till sex timmar och öka leveransen ser jag som helt realistiskt. Jag har pratat med så många  som jobbar hemifrån i Stockholm och alla är överens om att hemarbetet visar tydlig att det går att skära radikalt i arbetstiden. Dessutom har produktiviteten ökat avsevärt men fortfarande har vi 40 timmars vecka vilket är egendomligt. Vi är fler personer, vi har fler datorer, mätmetoder, system, AI, tekniska hjälpmedel, information, rådgivare, experter osv för ungefär samma grunduppdrag. Det finns alltså mycket spilltid som rinner igenom fingrarna och som kostar onödigt mycket pengar. Kontorsarbete har på något sätt varit en fredad zon som inga “rationaliseringsexperter” gett sig på. Det nya kontorsarbetet bör ha fokus på effektiva processer, tillämpa AI i vardagen och hitta kombon prestation och tid, istället för åtta timmar. Här finns ett oändligt förändringsarbete, med den enkla utgångspunkten: Att göra rätt saker och saker på rätt sätt.

Kunskap och kompetens behöver premieras och den som är ambitiös bör lockas med en kombination av tid och ersättning som kan påverkas. Även de med mycket erfarenhet och som är effektiva bör premieras med samma modell. Detta ger en differentiering som lär bli nödvändig framåt. Här är det fråga om att ha robusta och förankrade system som alla spelar och levererar efter. Sammantaget skulle detta ge en lönsamhetsboost på sikt. Tyvärr kommer detta inte slå igenom förrän jag slutat, vilket är synd.

Med hjälp av klok It, AI och digitalisering kan man bryta ner leveransen veckovis och starta varje vecka med utfall och vad som ska ske denna vecka. Allt blir tydligare och mer teambaserat. Då blir det drag under galoscherna och effektivt. När leveransen är klar gör man annat. De som vill lära sig mer och plugga vid sidan om ska belönas. Lärandet ska premieras. De framsynta bolagen bör själva utforma kursmoduler i samverkan med olika universitet och högskolor. Kunskap är framtidens råvara och digitaliseringen är infrastrukturen för detta. AI utvärderar och hittar avvikelser som rättas till. AI är en hjälp till självhjälp inget annat. Denna gökunge får aldrig ta över.

Morgondagens kontorsarbete blir mer lik en nätverksorganisation och jag tro att företagen blir färre tillsvidareanställda och fler som är projektanställda. Behovet av specifik kunskap lär öka och dessa finns inte sällan utanför organisationen. Det nya är att man blir projektanställd i säg tre år med en arbetstid på 30 procent. Alltså ett djupare samarbete än dagens beställare och konsult. Här ingår man i organisationens värdekedja och har ansvarar för leveransen. En utveckling av gig-ekonomin där fler väljer att ha flera olika typer av jobb som stärker deras cv och kompetens ytterligare. Skälen till förändringen är att komplexiteten ökar i nästan alla företag.

Detta stöper om organisationsmodellerna oavsett om man vill det eller ej.  Effektiva processer, samarbeten, få hierarkier och digitala rutiner blir nya innovationsområden som måste sitta på plats om det ska flyga.  Även ledarskapet förändras till att nästan all tid ska gå till medarbetarna, innovationer och säkerställa processer. Det alla vill men ingen gör. Dessutom ska leveransen ske utan att alla är samlade till en fysisk plats utan finns utspridda. Möten lär uppvärderas. I dessa finns fantastiska tillgångar.

Styrningen behöver utveckla de mjuka värden, etiska principer, ansvar, värderingar, leveransförmåga, hållbarhet, varumärke och feedback mycket mer än idag. Idag är detta tomma ord och något som inte tillämpas. Morgondagens ledare lär påminna om dagens teaterchefer, klinikchefer eller regissörer för stora filminspelningar. Att kunna bygga en story/koncept, se individen och skapa lag samt dagliga rutiner som gör att prestationerna växer. Dessutom med publiken involverad och i nära dialog med media.

Sist men inte minst så påverkar detta även lokalerna. Dessa bör också radikalt förändras och mer efterlikna Starbucks eller ett modernt universitet, typ Stanford i USA. Om tio år behövs sannolikt mycket mindre kontorsytor. Idag slösas det på sådan yta. De ytor som blir kvar behöver bli flexibla, estetiska och inbjudande för samarbete och tankearbete.

Idag är kontorslokaler oftast väldigt anonyma och tråkiga. Inredningen från typ Kinnarp, är ytterst intetsägande och torftigt. Hur ska stora idéer kunna alstras i sådana miljöer? Det saknas hemkänsla och feeling. De nya arbetsplatserna behöver gestaltas inspirerande och lustfyllda. Kreativa oaser och spännande. Här behövs mer design, hållbarhet, växter, heminredning, bibliotek, konst och roliga saker att göra. Då kommer fler att hänga här och bidra.

Det kanske låter som ett stort steg men pandemin har snabbspolat utvecklingen och jag tror vi kommer att få se mängder med sådana initiativ de närmaste åren. Det blir en kamp om skickliga individer och då är detta småpengar i relation till vad som kan skapas.

Eftersom människor är olika bör lokalerna utformas flexibelt. Det ska finnas tysta rum för de som vill jobba i lugn och ro, öppna rum för de som vill jobba i team, små telefonhytter för de som vill jobba tyst en stund och sedan härliga mötesplatser för möten och diskussioner. Det ska finns möjlighet att kunna sträcka ut sig, spela pingis, sitta i caféet, lyssna på lite skön musik eller träna. Någon form av zonindelning som kan förändras i takt med medarbetarnas behov. Lokalerna ska stödja och inte utgöra hinder för samarbete och kommunikation.

Detta är ett således ett scenario men det kan bli precis annorlunda. Vad det än blir så är det viktig att se konsekvenserna och hur man bör anpassa sig för att fånga upp möjligheterna blixtsnabbt. Fler och fler kommer inse att dagens kontorsarbete är ineffektivt och AI kommer att svepa in som en tromb i väldigt många branscher och då är det för sent att rädda jobben.