Påskbetraktelser I – Information

påsk 2

påskDet är påsktider och kyrkorna går på högvarv. Det är roligt att se välfyllda kyrkor till skillnad från den normala lunken, då kyrksalarna gapar tomma. Att satsa när det finns ett intresse och att dra ner när det inte finns folk borde vara en självklarhet även för kyrkan. Risken är att man hamnar i ” stuck in the middle”, där man inte är bra för någon, man fastnar så att säga i mitten. Påsken är också en stark berättelse om att gå från död till liv – en berättelse som berör och uppskattas. Det är en dramatisk och symbolisk storytelling.    

Mycket av ett ledarskap handlar även det om en berättelse och att använda informationen för att förklara vart vi ska, hur det ska gå till och inte minst varför. Här är informationen den kanske enskilt viktigaste ”produktionsfaktorn” i dagens informations- och kunskapssamhälle.

På våra företag, Eksjöbostäder och Eksjö Kommunfastigheter, har vi skapat ett eget sätt som jag tror mycket på. Inför varje styrelsemöte skickar jag ut ett ganska digert material som baseras på de balanserade styrkorten. Det vill säga information kring medarbetare, kunder, ekonomi, fastigheter och processer som avslutas med konkreta beslutspunkter. Efter styrelsemötet går jag igenom samma material med kontorets medarbetare på våra arbetsplatsträffar.  Vi gör ingen skillnad på informationen trots att det vid någon enstaka gång kan vara dumt att säga som det är. Men i långa loppet vinner man på att vara transparent, ärlighet varar som bekant längst. Man slipper svekdebatter och kan ta frågor vid bordet istället för att det pratas i korridoren. Efter genomgången med kontoret tar de tre arbetsledarna samma material och går igenom med sina medarbetare. På detta sätt använder vi ett informationspaket som alla får del av. Det finns alltså ingen annan information än detta och alla kan lita på informationen. Detta har varit ett bra sätt och alla ser att det inte finns dubbla agendor i företagen. Nyckelordet är att vara öppen och transparent för samtliga medarbetare. Till detta kan även läggas snabbhet. Får jag ett mail eller telefon från någon medarbetare svarar jag direkt. Jag ligger aldrig på informationen utan spelar hela tiden tillbaka informationen så at medarbetarna kan kör vidare.

Har man en enhetlig information så är det också lättare att utveckla sin storytelling  – berättelsen om företagsresan.  En berättelse fastnar också lättare i minnet och är lättare att relatera till. Alla blir mer insatta och får en god överblick över hur företagen styrs. En del kanske tycker att vissa medarbetare inte behöver all denna information eller att man ska ha olika nivåer på informationen. Allt detta tycker jag är larv. Varje medarbetare hos oss kan tänka själv och är minst lika duglig som jag själv. Alla förstår väldigt mycket av det som sker, även om det inte syns. De psykologiska processerna som finns i varje organisation påverkar mer än vad man tror. Därför är det enklare att köra en rak linje och få upp allt till ytan. Hittills har jag aldrig sett någon som inte kan hantera denna information.  Tvärtom så gynnas lagbygget av att alla har samma information och att man respekterar samtliga medarbetares kunskap och insikter.

Det finns också ett värde av att man skriver ner informationen. Vi håller just nu på att ta fram en framtidsplan för 2014-2018, där vi jobbat med begreppet backcasting. Där vi skisserar vem vi ska vara 2018 och vilka beslut som vi måste fatta för att bli detta företag. Vi backar oss tillbaka till nuet, istället för att börja i nuet och gå framåt. Även här har vi haft öppna diskussioner i styrelsen för att ringa in strategiska frågor, vad vi inte ska göra och vad vi ska prioritera. Nu ska allt skrivas ner och sedan processas med alla medarbetare så att vi får in mer synpunkter och förslag.  Hela denna process tar cirka sex månader . Förra planen sträckte sig mellan 2009-2014 och det är intressant att nästan allt är genomfört med råge och det var en rejäl förändringsplan.  I detta arbete deltog alla medarbetare och alla fick kommentera och ha hur mycket synpunkter som helst.  När denna process var klar så visst båda företagen vad som gällde och hur vi skulle göra olika förändringar. Trots att vi förändrat det mesta i våra företag så har alla varit med på tåget hela tiden och aldrig satt några käppar i hjulet. Jag tror att detta beror på att vi kört med öppna kort, haft delaktighet på riktigt och att vi lever som vi lär. Det är laget som skapat de små förändringarna och som gjort att vi kommit väldigt långt på vägen. Det finns ett uttryck som heter, ska man gå snabbt ska man gå själv, men om man ska gå långt ska man gå tillsammans.