Färdplan och struktur

Det brukar debatteras om strategi kommer före struktur eller vice versa. För mig kommer alltid stuktur före strategi. I de flesta fall finns en befintlig organisation som man måste utgå ifrån. De sätter ramarna på kort sikt. Därefter sker ett växelspel mellan struktur och strategi, där andra människor kommer in och att påverkar processerna i nya banor.

En av de viktigaste ledaruppgifterna i en organisation är att peka ut en riktning, en plan för framtiden, beaktat det som skett och sker.  Innan man gör detta bör alla medarbetare och styrelseledamöter och ägare intervjuas (i stora koncerner får man jobba med representativa urval) för att tränga in i förväntningar, målsättningar, kultur, arbetssätt, problemlösningsförmåga och effektivitet. Man bör också läsa igenom alla relevanta ägardirektiv, policys, instruktioner, bokslut, avtal, formalia och annat väsentligt material. När detta har skett bör flera seminarier ske där ledaren presenterar sina idéer och motiverar hur grunderna i den framtida planen ser ut.  Därefter ska man ha en ”remisstid” på cirka en månad och sedan återsamlas för att summera.  Hela planen ska skrivas ner och skickas ut innan den går till ”tryck”. När detta är klart tycker jag att ledningen och styrelsen ska skriva under planen på sista sidan så att alla står bakom innehållet.  Denna plan ska sedan finnas med på möten, som hjälpmedel inför olika beslut och något som man praktisk använder i jobbet. Det är ledarens uppgift att hålla liv i planen och att visa var man befinner sig på rutten så att alla ser vad som händer och varför.  I planen ska finnas den bakomliggande idén, målsättningar, strategierna, organisationen, verksamhetssystem och processerna. Hållbarheten skiljer sig från bransch till bransch men man bör sikta på cirka 4-5 år. En sådan här process tar cirka 3-5 månader beroende på storleken i företaget.

Målet är alltså att rikta in företaget, beskriva urverket, vart vi ska nå och varför samt hur man ska organisera sig. När företagsplanen är beslutad ska allt verkställas. Då ska allt brytas ner till olika avdelningar och till den enskilda medarbetaren och vad som krävs av var och en för att förverkliga planen.   Det är nu jobbet börjar. En plan är ganska lätt att göra även om innehållet kan vara svårt och ge många diskussioner. Men jobbet att verkställa är det som avgör om ledaren är rätt eller fel peson.  Det gäller att skilja på att ändra det som inte fungerar från att inte röra det som fungerar. Det är något man lär sig efter många misstag. Det som fungerar ska man aldrig ändra mer än marginellt, innan man har beprövade resultat att luta sig mot. Överhuvudtaget ska man vara mer vetenskaplig och söka stöd i forskning och utveckling innan man gör olika förändringar. I mina egna planer finns alltid två spår. Ett förvaltningsspår och ett utvecklingsspår som väger ganska lika.

En färdplan är alltså ett systematiskt partitur där alla människor ingår och där allas insatser påverkar resultatet. Ledarens roll liknar dirigentens. Att få fram allt och lite till. Att alla håller sig till stycket och borrar sig in i verket. Något de flesta glömmer bort är vikten av att marknadsföra planen till ägaren, andra intressenter och kunder. Det är bra att de har full insyn och förstår tänket bakom alla handlingar.  På sikt brukar de mesta förändras helt och oftast till det bättre, även om det dyker upp saker som man får hantera och suga in i planen. Innan programtidens slut bör det ske en rejäl revision och sedan starta en ny procedur.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

*