Styrelsearbetet – att fatta beslut som för bolaget framåt

20151108_180347[1]

Det är dags att ta sig an en ny tenta kring styrelseutbildningen. Vi har haft en tvådagars styrelseutbildning med Styrelseakademin för hela vår nya styrelse där vi lagt en ny plattform för struktur, strategi och styrning.

Hela processen med styrelsearbetet är en del av VD-jobbet som sällan eller väldigt knapphändigt beskrivs. Huvuduppdraget för styrelsen där även VD ingår handlar om affärsstrategisk styrning, företagets samhällsansvar, uppföljning och kontroll, VD-styrning samt information. Ett arbete som tar tid och mycket tankemöda. Inför styrelsen vill jag ha järnkoll och förberedelserna är därför a och o när det gäller beslutsunderlag och koncept. Det är styrelsen som fattar alla beslut i bolaget och är kravställare.

Utöver detta finns sedan en uppsjö av lagar och normer samt inte minst ägarstyrningen och bolagets kontrollfunktioner som man behöver vara väl insatta i.  Runt ett kommunalt bostadsbolag finns cirka 70 relevanta lagar och förordningar som påverkar verksamheten. En bra normbildning är svensk kod för bolagsstyrning som tillämpas av bolag som är noterad på en så kallad reglerad marknad. Koden bygger på följ eller förklara. Här finns best practice och boken kan tjäna som en bra vägvisare i hur man styr bolag på ett schysst sätt.

Bolagsstyrning handlar i grund och botten om synen på styrning vs frihet för bolaget. Mellan ägaren och bolaget finns oftast en rad väsentliga dokument som ägardirektivet, bolagsordningen, bolagsstämmodirektiv, värdegrund och flertal policys som handlar om ett värdeskapande ur ett politiskt-, verksamhets-, medborgar- och kundperspektiv. Alltså flera viktiga dokument som måste levandegöras och tas in i verksamheten så att dessa kan omsättas i praktiken. Häri behövs en viss administrativ förmåga och affärssinne. Ta bara en sådan sak som finansiering. Ska man välja lönsamhet eller tillväxt, växa av egen kraft eller maximera låneandelen, vilken riskbenägenhet, utdelningsstrategi, finanspolicy, externt riskkapital osv – strategier som ger upphov till mängder av dokument och som måste omvandlas till konkreta handlingar. Precis på samma sätt som duktiga Bless gör och något jag saknar.

Utöver denna nivå finns sedan fyra bolagsorgan som i sig själv utgör ett kontrollsystem med    bolagstämman, styrelsen, verkställande direktören och revisorer samt lekmannarevisorerna.

Till dessa byggstenar ska också läggas en väl utarbetad arbetsordning som styrelsen tar fram liksom en VD-instruktion, attestinstruktion och rapporteringsinstruktion som VD har ansvar för. En annan rågång gäller styrelsen och företagsledningen så att man jobbar med olika perspektiv.

Hos oss finns en liten extra krydda. Våra ägare Jönköpings kommun följer och tillämpar kommunallagen medans vi följer och tillämpar aktiebolagslagen. Här gäller det att kunna kombinera och dra nytta av det bästa i respektive lagstiftning.

Det är också därför det är så roligt att driva kommunala bolag. Uppdraget är så pass brett och omfattar såväl det affärsmässiga som samhällsansvaret, vilket sällan är fallet i det privata bolaget som mer handlar om avkastning eller utdelning. Intressentmodellen är så pass mycket större liksom vikten av  formella och informella relationer. Totalt är det ett 100-tal dokument som ska knytas ihop och bilda ett mönster och sammanhang. En materia som även förändras under färden. Jag bedömer att jobbet med och runt styrelsen tar cirka en fjärdedel av mitt arbete.

20151108_180347[1]

Många ägare har på senare år stigit fram och formulerat nya ägardirektiv. Hos oss finns både allmänna och särskilda ägardirektiv. Här slår man fast bolagets uppdrag, vad som ska ske, vad man vill ha ut av bolaget och hur bolaget ska uppträda på marknaden.

Just nu ser vi över våra ägardirektiv och justerar vissa delar. Ett mycket bra dokument som är en central utgångspunkt för vår nya företagsplan och framtidskurs. I denna bok fångar vi upp alla teoretiska delar och försöker sedan bryta ner dessa till konkreta handlingar som gör att vi uppfyller både bolagets vision och ägarambitioner med företaget.

 

Särskilt ägardirektiv – Bostads AB VätterHem

För de bolag som ingår i Jönköpings Rådhus AB-koncernen gäller dokumentet ”Gemensamt ägardirektiv”. För varje bolag finns också ett ”Särskilt ägardirektiv”. De särskilda ägardirektiven är fastställda av Jönköpings kommun i kommunfullmäktige

1. Kommunens motiv för att äga Bostads AB VätterHem

Ändamålet med verksamheten är att främja bostadsförsörjningen i Jönköpings kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Bostads AB VätterHem är kommunens största bostadsbolag och har därför en strategisk betydelse.

En kommun har enligt lag ett uttalat ansvar för bostadsförsörjningen generellt och ett särskilt ansvar för vissa grupper. Jönköpings kommuns bostadsföretag är därför viktiga verktyg för att uppfylla det ansvaret. En väl fungerande bostadsmarknad förutsätter många aktörer, såväl privata som offentliga, men också en variation av upplåtelseformer såsom hyresrätter, bostadsrätter och äganderätter.

2. Bolagets uppdrag

Kommunens bostadsföretag ska ha till uppgift att i huvudsak tillhandahålla bostäder i form av hyresrätter för alla och medverka till en god utveckling i hela kommunen. Att bolaget i huvudsak ska tillhandahålla bostäder i form av hyresrätter utesluter inte att bolaget uppför andra bostadsformer för avyttring som ett led i finansieringen av nybyggnationer.

3. Mål och riktlinjer

3.1 God ekonomisk hushållning

Kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning handlar om att kommunerna långsiktigt ska klara av sitt samhällsuppdrag med god kvalitet inom en sund finansiell utveckling. ”Hållbar utveckling” harmonierar väl med detta men med fokus på miljöpåverkan.

Redovisning och uppföljning av mål sker på årsstämman för ägarna. Styrelsen ansvarar för hur bolaget avser uppfylla nedanstående mål i det löpande strategi- och planeringsarbetet.

3.2 Verksamhetsmål

Jönköpings kommuns bostadsbolag ska vara framstående vad gäller:

  • att främja integration och social sammanhållning
  • att skapa trygga och hållbara boendemiljöerI Jönköpings kommuns bostadsförsörjningsprogram 2015-2020 anges behovet av nya bostäder till ca 520 per år. Därutöver anges ett uppdämt lägenhetsbehov på cirka 1 800 stycken och där lyfts särskilt behovet av mindre lägenheter i hyresrättsform fram. Bolaget ska, inom ramen för en ansvarsfull ekonomi, aktivt verka för nyproduktion av bostäder.
  • Bostads AB VätterHem har år 2015 8 290 lägenheter i sitt bestånd, vilket motsvarar 13 % av det totala bostadsbeståndet i Jönköpings kommun. Bolagets andel av nyproduktion ska årligen, med utgångspunkt i bostadsförsörjningsprogrammet, vara mellan 125-150 påbörjade lägenheter i hyresrättsform.
  • Bostads AB VätterHem ska, genom att bedriva en effektiv fastighetsförvaltning och ha en god relation till hyresgästerna, uppfattas som en av de bästa hyresvärdarna i Sverige.

3.3 Finansiella mål

Direktavkastningen (driftnetto[1]/fastigheternas samlade marknadsvärde[2]) ska långsiktigt och i genomsnitt, vara 4 %. Bolaget ska under perioden 2015 – 2018 nå angiven nivå för direktavkastning.

Den redovisade soliditeten ska vara lägst 15 % och därefter ska målsättningen vara att soliditeten ökar till 20 %. Den justerade soliditeten ska vara lägst 50 % (beräknad med fastigheternas samlade marknadsvärde).

3.4 Hållbar utveckling

I Jönköpings kommuns för tiden gällande Program för hållbar utveckling – miljö framgår mål för kommunens nämnder och bolag. Samtliga bolag i koncernen ska arbeta med det som är gemensamt i programmen samt de mål som avser respektive bolag.

3.5 Integration och jämställdhet

Kommunfullmäktige har beslutat att Bostads AB VätterHem ska utforma konkreta och mätbara mål och lämna rapport för integrations- och jämställdhetsarbetet.

4. Frågor som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt

Bolaget ska se till att Rådhus AB bereds möjlighet att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas:

  • Investeringar[3] som överstiger 30 mnkr
  • Förvärv och avyttring av fastigheter

5. Tillämpning av övergripande riktlinjer, policyer och särskilda uppdrag

5.1 Hyresgästernas inflytande i bolaget

Bolaget ges i uppdrag att förstärka och utveckla former för hyresgästernas inflytande i bolaget.

[1] Med driftnetto avses resultatet före förhöjt underhåll (dvs. underhåll utöver det planerade), central administration, avskrivningar och räntor. Eventuella reavinster från försäljning av fastighet medräknas inte i driftnettot.

[2] Fastigheternas marknadsvärde är framräknat genom en intern värdering av bolagets fastigheter. Värderingen bygger på en ettårig avkastningskalkyl och baseras på faktiska hyresintäkter, och marknadsanpassade schabloner avseende kostnader för drift och underhåll. Varje fastighet har därefter värderats individuellt efter ett bedömt marknadsmässigt avkastningskrav som varierar beroende på fastighetens geografiska attraktivitetsläge.

[3] Med investeringar avses inte reinvesteringar eller andra investeringar som erfordras för att hålla nuvarande fastighetsbestånd eller anläggningar intakta.

PS: Till syvende och sista handlar allt om värdeskapande. Att se saker som ingen ser och vågar genomföra detta. Det mesta i yrkeslivet handlar om resultat, kvalitet, laganda och KOMMUNIKATION.