Organisationsschema (3 av 10)

Organisationsschema

Vill man förstå en organisation snabbt så ska man be att få se organisationsschemat för hur arbetet är fördelat. En bild säger i princip allt om vilken styrning, ledning, kultur och värderingar som finns i bolaget. Det finns säkert de som hävdar att vi jobbar praktiskt och att det där med olika organisationsmodeller och teorier är överflödigt. Det blir vad det blir och vi vet hur vi gör. Sådant säger minst lika mycket om ledarens synsätt och inte minst viljan att själv kunna kontrollera och förändra efter eget kynne.

När jag tittar på ett företag börjar jag alltid med att se på organisationsstrukturen. Är det en hierarkisk pyramid, är det en uppochnervänd pyramid, en matris, en processorganisation eller funktionsbaserad indelning eller med kunden i mitten alternativt olika ringar med olika intressenter. Varianterna är lika många som teorierna och ledarna. Själv tror jag det finns bättre och sämre organisationsmodeller som kan påverka positivt eller negativt. De sämre är de invecklade och hyperkrångliga matriserna som gör en trött vid blotta åsynen eller modeller med en tråkig toppstyrning/hierarki befriad från visioner och passioner. Modeller som inte berör eller bidrar till klarhet är dåliga. Motsatsen är de genomtänkta som hänger ihop och visar flödet, kunden och omgivningen.

Ett organisationsschema påvisar bakomliggande värderingar. Hur man ser på sina medarbetare, värdeskapandet, hur man organiserar arbetet och var kunden kommer in. Vissa modeller ger mer skada än nytta.  Googlar man organisationsscheman och tittar på bilderna så är dessa förbluffande dåliga.

Allt för ofta verkar många omedvetna om ”organisationsbildens” betydelse. Den redovisas pliktskyldigt vid besök eller vid presentationer för finansiärer och ägarna. Jag tror precis tvärtom. Den ska användas i det praktiska arbetet och påvisa tankegångarna bakom lagbygget. Tänk fotboll utan laguppställningen och spelsystemet så inser man hur viktigt detta schema är.

Jag är av den uppfattningen att organisationsschemat ska synas och bidra till en stark teamkänsla. Här om någonstans avspeglas ledarskapets innersta tankar. När jag bygger scheman är grundförutsättningen att det ska vara en platt och processinriktad bild. Att olika delar är integrerade och att man vet vad som är ledning, stöd och kärnprocesser. Det gäller även att definiera vad som är ledning, vad den innebär och vilka som ingår där. Samma sak gäller för stödet. Vad är ett stöd och hur är dessa integrerade med varandra och hur stöttar dessa kärnan. Till sist behöver man definiera vad som är kärnprocessen, den så kallade core business, så att man vet vad fokus ligger och att man prioriterar utifrån denna process. Det kanske låter enkelt men är inte alls så enkelt i verkligheten. Att ställa enkla frågor som vad är en process, vem är ansvarig, hur och varför är den organiserad som den är samt när har den fastställts brukar ge upphov till många och långa diskussioner.

Varje människa vill ha ett sammanhang. Ett bra organisationsschema ger sammanhang och visar var jag är eller vårt team befinner sig. Det skapar struktur och tydlighet.

Mitt idealschema är en rak linje med en framåtriktad process-pil där alla avdelningar ingår och där ledning, stöd och kärna finns väl beskrivet. Att alla är på samma linje speglar allas lika värde och betydelse för framgången. Syftet är att processerna är effektiva och att man är bäst på låga kostnader. Att man hela tiden anstränger sig för att hitta nya sätt att förbättra verksamheten. Bäst på kostnader är det smartaste sättet att få utrymme till investeringar och andra insatser.

En visuellt stark bild på hur man jobbar kan förtydliga uppdraget och skapa energi och MÖJLIGHETER. Därför är mitt råd att lägga stor tankemöda på utformningen av organisationsstrukturen och gärna tänka i logiska processer så att alla ser systemet och känner att man ingår i teamet.

Till organisationsschemat går det ypperligt att knyta bolagets värdegrund för att förstärka arbetssättet och förstärka värderingarna. Värdegrunden gör att man har ett par hållpunkter som man vet ska respekteras. Värdegrunden ska underlätta de enskilda situationerna så att man kan fatta snabba beslut utan alltför mycket instruktioner och manualer.

En bra värdegrund riktar in och gör så att laget jobbar mer likvärdigt. Resultatet blir bättre när alla jobbar efter samma principer. Till varje värdeord behövs en liten förklaring så att man har en egen och unik innebörd. Det är inget som går att kopiera. Den ska mejslas fram med stor noggrannhet.

Till sist så är det skoj med musik. Här kommer en slagdänga från sommaren 83, vi gick ut gymnasiet och denna låt intog mitt huvud; https://www.youtube.com/watch?v=b7XZPhgmTaw

 

 

 

Organisationsschema