Sammanfattning, outsägligt och utveckling

1 år

Det är snart ett år sedan jag klev in på Vätterhem för ett nytt arbete. Det kändes pirrigt även om jag visste vad jag ville göra och hur det skulle ske. En stor del av förra våren gick åt att mentalt förbereda sig och avsluta förra jobbet. Dessutom fick jag två jobberbjudanden samtidigt som inte gjorde saken lättare. Det var mycket skriverier. Jag jobba tre dagar i Jönköping och två dagar i Eksjö den sista månaden. Det gick även om det var jobbigt (jag hade fullt vd-skap i båda bolagen). Men det är historia nu.

När man summerar efter ett tag så ser man hur mycket som händer i en organisation. Vilka frågor som uppstår och hur man löser dessa är i regel okänt från början. Det gillar jag. Jag gillar en viss form av oförutsägbarhet och att kunna bemästra sådana situationer genom strukturerat arbete. Många frågor tar man själv initiativ till och driver i takt med att man kommer in i verksamheten. Följande 26 utmaningar stod för dörren då jag inledde arbetet den första maj förra året:

  1. Ta beslut om att gå vidare med Skanska eller inte när det gällde att bygga 129 lägenheter i kultur- och gatuhusen. En investering kring 235 mkr och där entreprenadformen var partnering.
  2. Klargöra avtalsformerna och inriktning för projektet Ekhagen med 48 lägenheter.
  3. På kort varsel delta i markanvisningstävling i kvarteret Vingpennan som avsåg 63 nya bostäder
  4. Utformning av nya uthyrningsregler i samband med ett nytt marknadssystem och nytt integrationsmål.
  5. Utformning av en ny grafisk profil och kommunikationsplattform (den förra var ej accepterad)
  6. Behov av organisationsförändring inom förvaltningen med nya förvaltare och avlastning för förvaltningscheferna. Minska grupperna för varje ledare till maximalt tio personer. Stärka yrkesrollerna.
  7. Behov av tydliga roller med ansvar och befogenheter – ansvar fanns men inte befogenheter, gäller alla tjänster. Att bli ett mer processorienterat företag.
  8. Att skapa en ny lönesättningsmodell i samarbete med Vision och Fastighetsanställdas förbund – som utgår från Klassigo-systemet.
  9. Behov av en ny företagsplan med distinkta målsättningar och en plan som alla känner till
  10. Behov av en ny medarbetarundersökning som hanterades av extern aktör och blir till konkreta åtgärder och återrapportering
  11. Utformning av en ny arbetsordning och attestinstruktion utifrån nya befogenheter samt delta i revideringen av nya ägardirektiv.
  12. Utveckla våra relationer med kommunens verksamheter och ägare  (samt införa presidieträffar)
  13. Sortera upp arbetsuppgifter och roller för ekonomiavdelningen och marknadsavdelningen samt utveckla dessa funktioner
  14. Bygga upp en helt ny hemsida och börja delta på sociala medier
  15. Utveckla ett integrerat ledarskap med ledningsgruppen och alla chefer – tydliga roller och mål
  16. Skapa en ny struktur för nyproduktionsprocessen där bygg, marknad, teknik, förvaltning och ekonomi ingår
  17. Stärka samarbetet med privata fastighetsägare och kollegor
  18. Utveckla en stark CSR-funktion som jobbar över hela företaget
  19. Införa nya moderna arbetskläder med ny profil
  20. Kommunicera med hela organisationen via veckobrev och artiklar i Vi i Vätterhem med mera
  21. Minska sjukfrånvaron genom att stärka personalfunktionen och höja friskvårdsbidraget och effektivare provtagningar
  22. Skapa en gemensam samsyn i styrelsen via styrelseutbildningen ”Rätt Fokus” från Styrelseakademin som är certifierad
  23. Utveckla en komplett avtalskatalog där alla leverantörer finns som vi jobbar med
  24. Framtagning av en ny informationspolicy
  25. Fokusera miljöarbetet till tydliga områden som gör stor skillnad. Vi valde avfallshanteringen, hållbart resande och utrensning av farliga kemikalier samt tydliga mål för verksamheten.
  26. Skapa en positiv och tydlig arbetsstruktur mellan oss och hyresgästföreningen. Införa styrgruppsmöten och dra igång lokala arbetsgrupper med den lokala hyresgästföreningen.

Dessa utmaningar har funnits under det första året. Jag har varit inblandad i dessa frågor och de flesta är genomförda eller avslutas.  Allt ska vara på plats innan sommaren. När dessa bollar är nere så kommer andra upp. Min roll är att coacha och se till att processerna flyter på och att problemställningar löses upp. Jag driver inga egna projekt utan fungerar mer som en dirigent. Utanför dessa områden så drivs det mängder med projekt där jag inte deltar. Allt kring tekniken i våra hus, energieffektivisering, arbetsorderhanteringssystemet, uthyrningsrådets uppgifter, samverkan med länsstyrelsen, finansfrågor, lokalfrågor och uthyrning av våra lokaler, internkontroller av vårt verksamhetssystem, miljöfrågor, renoveringsarbeten, upphandlingar, samarbetet med högskolan och så vidare. Jag har koll men deltar inte själv. Någon gång ska jag lista alla frågor som genomförs under ett år i ett bolag – det kommer handla om tusentals projekt. Ledarskap handlar om att prioritera, skapa tillit och att ge mandat.

Det finns med andra ord alltid saker att göra. Inget är fullkomligt. Min helhetsbedömning är att bolaget var välskött och gediget. Vi har pengar, välskötta hus och mycket nöjda kunder. Organisationen är ytterst kompetent och vårt verksamhetssystem är outstanding. Det finns en spännande egen-regi tanke i oss som påminner om IKEA. Det är inte många företag som är certifierade med ISO 9001 och ISO 14 001. Utöver rena verksamhetsfrågor så är vår styrelse utmärkt med mycket kunniga ledamöter inom många områden som politik, juridik, ekonomi, fastigheter, utbildning, produktion och sociala frågor. Detta skapar en extra krydda. Jag känner också att politikerna är schyssta och seriösa mot bolaget som borgar för ett långsiktigt gott samarbete. Även de flesta medarbetare är nöjda även om denna siffra ska uppåt. Så helhetsbedömningen var ett bolag som var VG. Ett respekterat och välskött fögderi. Nu ska vi försöka kriga oss upp till MVG och se till att permanenta oss där.

Utöver konkreta arbetsuppgifter så har det varit olika inslag i media kring oss.

Det första inslaget avsåg hyresgästföreningen där man menade att vi styrde den verksamheten genom pengar. Det andra handlade om oroligheterna i Råslätt. Tredje avsåg hyresförhandlingen. Fjärde min lön och villkor. Femte inslaget gällde vår nya företagsplan att bygga 1 100 lägenheter och satsa tre miljarder kronor.  Sjätte inslaget avsåg uthyrningsreglerna med integrationsmål och sjunde handlade om koncernbidraget och vår vinst och åttonde inslaget om sociala jobb på Strandängen. Sist men inte minst har det varit publicitet kring våra miljösatsningar i Råslätt. I princip har det alltså varit ett inslag i månaden. Vinklingarna har varit seriösa så det är inget att säga om.

Hela företaget har träffats två gånger på Fjällstugan, en gång på Birkagården och en gång vid julbordet. Jag och ledningsgruppen har besökt alla fem kontoren med två stora workshops. Det vill säga 10 workshops. Jag har också intervjuat och träffat alla 146 medarbetare under året. Besökt områdeskontoren ungefär en vecka per kontor. Nu förlägger vi styrelsemötena till varje områdeskontor. Först ut var Öxnehaga. I maj ska jag ut minst två dagar per kontor. Det tar ungefär ett år innan man fullt ut förstår en verksamhet.

Närmast på min agenda står arbetskläder och att skriva ihop en skrift kring ledarskap och komma rätt med facken kring lönesättning. Årsstämman är klar, årsredovisningen är klar och våren står för dörren. Den här våren är annorlunda än förra. Bilden är tagen på min sista arbetsdag den 30 maj 2015. Det har hänt mycket sedan dess och då visste jag inget om året som skulle komma. Det är lite fascinerande hur ovetande man är om framtiden och dess detaljer.