Summering av första året på Vätterhem

20160510_163814[1]

Det börjar mer och mer kännas hemma i Jönköping. Jobbytet var helt rätt och skulle förmodligen har skett tidigare. Det är roligt att vara i en växande marknad, att utveckla nya saker med fantastiska medarbetare och olika partner i Jönköping. Samtidigt som grunden fanns så har det funnits många saker att vidareutveckla, precis som det ska var i en organisation. En organisation blir aldrig färdig.

Mycket av förändringarna som skett har skett med befintliga medarbetare och helt utan konsulter. Metoden kallas re-engineering och bygger på att man skapar nytt med befintliga medarbetare genom att utveckla roller, befogenheter, kopplade företagsplaner och kommunikation. Året som gått har gått väldigt fort.

Vårt huvudfokus är att bygga cirka 150 – 200 nya bostäder per år, skapa välintegrerade stadsdelar och ha en välskött ekonomi i botten. Utöver detta ligger vårt underhåll på en mycket stark nivå. Ambitionen är att bli Sveriges ledande bostadsföretag som skapar och utvecklar framtidens stadsdelar. Ett större åtaganden än att bara bygga enstaka hus. För att nå dit gäller att ha ett starkt medarbetar- och kundfokus. Här är målet att uppnå 90 procent nöjda hyresgäster och medarbetare fram till 2023 – det vill säga om sju år.

Vi jobbar målstyrt med sex konkreta mål som inramas av verksamhetssystemet. Vätterhem är certifierade sedan 2015 med ISO 9001 och ISO 14 001. Nu tar vi nästa steg och siktar på att trippelcertifiera oss med arbetsmiljön under 2017.

Jag har nästan skrivit ett veckobrev varje vecka i ett års tid. Efter sommaren drar jag ner lite och det blir istället ett 14-dagars brev till alla medarbetare utöver all annan kommunikation. Här är förra veckans veckobrev med summering av vad vi har åstadkommit tillsammans under ett år. Ett lagarbete av rang. Ett go och kämparlust som jag verkligen gillar. Bolaget innehåller väldigt många professionella medarbetare med stark utbildning, erfarenhet, yrkesskicklighet och ambitioner.

Veckobrev: 2016-05-12

 

Hej alla, vilka dagar och vilken inledning på maj. Det är lustigt att man blir lika överraskad och häpen varje år, när man ser naturens fantastiska skådespel med alla sina former och färger.
Skomakaren var inte så dum, han stängde verksamheten mellan hägg och syren när gesällerna drog ut på vandring enligt sägnen. För oss är det hektiska dagar vid denna tidpunkt –men glöm inte bort att stanna upp ett tag och se hur fint det är, innan vi är på det igen.

Här på kontoret rullar verksamheten oförtrutet framåt. Vi håller på att jobba fram en ledarskapsmanual som ska gälla för alla chefer och som ska sammanfattas i en ledarskapspolicy. Detta som en konsekvens av medarbetarenkäten. Vi drar upp riktlinjerna för den nya hållbarhetsavdelningen som ska jobba med integration, verksamhetssystemet, miljöfrågor, kvalitetsfrågor och certifiering kring arbetsmiljöfrågor osv. Idag avslutar vi förhandlingarna med Vision och därmed är den nya lönemodellen färdig och samtliga löner klara. Ett omfattande arbete som i princip pågått i över ett halvår. Nu har alla 146 medarbetare fått uppdaterade och aktuella befattningsbeskrivningar. Ett jättearbete och något som lägger en stark grund för den kommande utvecklingen.

Efter sommaren, blir det en stor samling där vi presenterar ledarskapsmanualen, vad alla avdelningar och funktioner gör, hur vi jobbar och presenterar innehållet i den nya hållbarhetsavdelningen samt Vätterhemsakademin. Just genom att synliggöra det vi gör, skapas en djupare förståelse och det blir tydligare hur vi kan samarbeta och förbättra oss. Det blir en spännande och som vanligt fullmatad dag.

Hasse och klädgruppen jobbar just nu med utformning av helt nya arbetskläder för både förvaltningen och administrationen. Nästa vecka är det demonstration för hur de nya yrkeskläderna kan se ut (en första skiss). Vi håller också på att titta på ett upplägg hur vi ska strajpa upp våra servicebilar och fordon utifrån den grafiska profilen. Tommy återkommer med mer information när vi stämt av med olika leverantörer och prisnivåer. Även förslag på hur vi ska uppdatera fasaden och skyltningen på Klostergatan 10 pågår.

Igår var jag i Stockholm och valdes in i styrelsen för Sweden Green Building Council – det tror jag kommer att gagna Vätterhem. Organisationen jobbar med miljömärkning av fastigheter och håller i dessa standarder. Kring organisationen finns mängder med spännande nätverk, skickliga personligheter, experter och bra samarbetsmöjligheter. https://www.sgbc.se/nyheter/1145-reinhold-lennebo-vald-till-ny-styrelseordforande-i-sweden-green-building-council

Ikväll är det möte kring integration via ABF på högskolan där jag ska sitta med i panelen. Just integrationsfrågor blir en mycket viktig del i vårt fortsatta arbete. Här har vi ett batteri med åtgärder. Alltifrån uthyrningspolicy med integrationsmål, sociala kriterier vid upphandling, samverkan i lokala områdesgruppen, nya upplåtelseformer i våra bostadsområden, skapa nya verksamheter i våra lokaler som Österängens konsthall med mera. SABOs integrationssamordnare ville lyfta fram våra exempel på kommande konferenser. Vi har skickat in de nya uthyrningsreglerna till SABO:s Bopris.

När det gäller byggerierna så rullar även dessa på. Vi har snart 200 lägenheter i produktion och vi söker aktivt efter mer mark. Henrik tittar även på Spädbarnet i Öxnehaga. Vi väntar också besked kring Samset, Fagerslätt, Södra Munksjön med mera. Även diskussioner om renovering och omdaning av Råslätt pågår.  Även samarbetet med Tosito fortskrider och vi ska ta fram ett affärsförslag inom ett par veckor. Vi för också kontinuerliga samtal med Riksbyggen, HSB, HP och andra för att diskutera nya byggprojekt.

Vätterhemsakademin avslutade nyligen sista blocket med avsnittet ”Vätterhem och politiken”. Ett bra och uppskattat arrangemang. När det gäller Vätterhemsakademin ska vi utveckla flera nyttiga kursmoduler som alla kan gå. Mer information kommer i augusti. Vi för samtal med högskolan om olika samarbeten kring att sänka byggkostnader och kapa ledtider i produktionen. Vi jobbar också internt med att förnya nyproduktionsprocessen när det gäller våra arbetssätt. Hemsidan förändras dag från dag – precis så ska det fungera. Även förberedelserna för vårt 75 års jubileum har inletts (1942-2017).

Lizette håller på att se över företagshälsovården och inför nästa år så gör vi sannolikt en ny upphandling och kopplar denna till mer provtagningar och närhet till sjukvård. I år fortsätter vi med Kommunhälsan. Avtalet löper ut 2016. Livsstilsbarometern byter vi däremot ut direkt mot en mer kortfattad hälsoprofil med begränsad provtagning för detta år.

Titta gärna närmare på vårt cykelerbjudande. I kommunen har redan 1 400 personer nappat på erbjudandet. Det kommer att bli en cykeldag för prova-på och titta på sortimentet någon gång under juni månad. Lizette återkommer.

Nästa vecka är det styrelsemöte och vi kommer att ha husesyn i city denna gång. Nästa lördag är det storfest i Öxnehaga och jag hoppas att så många som möjligt kan delta.  Jag slår också ett slag för vårt friskvårdsbidrag så att alla tar del av detta.

Under juni har jag för avsikt att praktiska och besöka alla förvaltningskontor i åtta dagar. Två dagar per kontor. Det ska bli kul och det är alltid intressant att se hur vi jobbar praktiskt och se med egna ögon vilka utmaningar vi står inför.

Det känns väldigt bra i organisation just nu och efter sommaren ska vi fokusera på våra processer och hur vi kan bli bättre på att samordna oss och finslipa våra arbetssätt. Processarbetet blir fokus.

Här är ett axplock (ej fullständig) över saker som vi tillsammans åstadkommit på ett år:

  • Strandängen etapp 1b (129 bostäder) och 14 nya radhus som ska säljas samt nya samarbeten i steg två
  • Ekhagen och Klippan (många knutar). 48 + 12 lägenheter.
  • Nya markanvisningar på Samset, Fagerslätt, Södra Munksjön, Fiskaren mm
  • Nya byggmöjligheter: Spädbarnet, Råslätt, Österängen (bostadsrätter och eget ägande)
  • Ny företagsplan och nya handlingsplaner
  • Ny förvaltarorganisation
  • Ny administrativ avdelning, hållbarhetsavdelning och marknadsavdelning
  • Nytt verksamhetssystem som utvecklas, nycertifierade
  • Ny grafisk profil
  • Nya uthyrningsregler med integrationsmål + nytt marknadssystem och hemsida
  • Ny lönemodell med fackliga organisationer
  • Ny ledarskapspolicy
  • Samarbetsprojekt med andra fastighetsförvaltare exempelvis Regionen, Tosito, HP mfl
  • Ledarskapsutbildningar
  • Ny medarbetarundersökning, externt företag och åtgärdsprogram
  • Nya samarbeten med högskolan (fler områden) forskningsföretag, Sky (SABO-nätverket), Eurhonet
  • Nya befattningsbeskrivningar för alla
  • 4 nya samarbetsformer med Jönköpings Energi
  • Ökat informationen och insynen – allt publiceras på intranätet
  • Presidieträffar
  • Bytt hela IT-strukturen och höjt säkerheten avsevärt
  • Byggt om kontoret
  • Nya ekonomiska rapporter, mallar, signaturer mm (Nästan klaraJ)
  • Utveckling av trygghetsboende i kvarteret Fabriken (med hyresgäster, Jönköpings Energi, Socialförvaltningen, Regionen) – samma koncept i Öxnehaga, Råslätt, Vättergården
  • Ny personalansvarig

Det har alltså blivit en rad insatser. Då har jag inte tagit hänsyn till mängder av andra saker som sker inom upphandlingen, intranätet, verksamhetssystemet, avtalskatalogen, ombyggnader av förvaltningskontor, enormt fina renoveringar, service till hyresgäster och allt annat.

Skulle jag försöka sammanfatta mitt första år, så skulle jag lyfta fram följande:

  • Jobbar med två linjer, både en förvaltarlinje och en utvecklingslinje (lika viktiga)
  • Grunderna har funnits på plats, jag har fortsatt färden tillsammans med ledningsgruppen
  • Ökat graden av samarbeten, teamarbete och kommunikation
  • Stark finansieringsplan som tillsammans med nya ägardirektiv styr verksamheten
  • God laganda och antalet anställda har inte ut ökats nämnvärt (146 medarbetare)
  • Förändringar inom befintligt system – re-engineering (nytt med befintligt)

Det har varit ett roligt och inspirerande år. Så här kommer vi att fortsätta att utveckla oss för att bli Sveriges ledande bostadsföretag som skapar och utvecklar framtidens stadsdelar.  Snegla lite då och då i kokboken och fundera på hur vår värdegrund LUTA kan praktiseras i vardagen. Vår värdegrund kommer vi återkomma till när det gäller våra processer och ledarskapsmanual.

Den här gången blev det jättelångt minsann – hoppas någon orkade hela vägen! (Kan förekomma ett och annat stavfel, har bara skrivit rakt ner och klippt in)

 

Vi ses/Thorbjörn