Att jobba med drift och underhåll i stora fastighetsbestånd låter kanske lite småtråkigt. Men det är faktiskt precis tvärtom. Det är kreativt, svårt och kräver noggranna avvägningar. Det är också mycket pengar på spel. När ska saker bytas, när ska det repareras, när ska man köpa in en ny gräsklippare och hur följer man upp statistik och samordnar renoveringar med investeringar. Du hör ju själv, det är knepiga avvägningar som tarvar diskussion och tankar. Det är inköp på hög nivå.

En fastighet är en stomme, installationer, byggdelar, inredning, trapphus, bostäder och el- och rördragningar etc.  Detta är inga konstigheter. En vattenläcka är svår att upptäcka men till slut hittar man hålet. Det är ingen hokus pokus. Det är orsak och verkan till 100 procent. Men att sköta dessa tusentals delar som ett hus består av handlar om omsorg, planering, att vara proaktiv.

I våra fastigheter lever människor sina liv och hemmet är den viktigaste platsen. ”Mitt hem är min borg” är ingen underdrift utan de flesta av oss sätter stort värde till vårt boende. Boendet fångar upp alla behov i Maslows behovshierarki.  Det ska alltid funka. Det ska var tryggt och trivsamt. Det ska helst göra oss glada. Hos oss bor fler människor än en normalstor kommun i Sverige som medför att vi måste ha spikskor på. Här krävs snabbhet och flexibilitet att möte olika förväntningar, åldrar, behov och humör.

I grunden handlar förvaltning om tjugo principer utan inbördes ordning. Det finns inget som är viktigare än något annat. Det är helheten som är avgörande för om det fungerar eller inte.  Det är däremot konstigt att det talas så lite om just förvaltarkonsten som står för ungefär hälften av hyran. Hela branschen är dessutom stadd i förändring. Just nu sköljer hela digitaliseringsvågen in liksom nya sociala gemenskaper och mötesplatser. Även nya behov av inredning och design knackar på liksom nya typer av boendekoncept. Plus att man som hyresgäst vill vara med och påverka och tycka till.

Här är den ”hemliga” listan som många är intresserad av:

1.      Varje fastighet ska ha en huvudansvarig som hyresgästerna alltid kan vända sig till. En person som är ”boss” för detta hus och både kan se till att sakerna blir utförda, beställda och installerade. En ”personliga bankman”. Hos oss är det bovärdar och förvaltare som har detta ansvar. Förvaltaren är ekonomiskt ansvarig för sina hus. Helhetsansvaret har respektive förvaltningschef som lägger budget, tar stöd från huvudkontoret vid behov och driver sitt ”företag” självständigt med tydligt resultatansvar. Varje förvaltarkontor har en egen ledningsgrupp.

2.      Varje bovärd har ett antal fastigheter där man har ett praktiskt huvudansvar och som bidrar till en enorm trygghet och stabilitet. Hyresgästerna får en personlig kontaktperson och boendet blir personligt. Det skapas starka band och det är mycket uppskattat.  Alltså personligt ansvar av flera egna hus. Tydligt och enkelt. Finns det risk får sårbarhet när någon är borta?  Då har man en pool som kan gå in och täcka upp.

3.      Bovärden ska ha en egen plånbok och ha rätt att göra inköp utifrån attestinstruktionen så att allt flyter på och går snabbt att åtgärda. Servicen är en av våra konkurrensmedel.

4.      Egna reparatörer och hantverkare skapar snabbhet, kvalitet och sänker kostnader. Många köper sina servicetjänster men detta tror jag inte alls på. Vi kan våra egna fastigheter, kan sätta in rätt åtgärder och göra rätt inköp som gagnar husen. Vi finns alltid på plats även på nätterna då jouren går på. Detta vägval ger lägre kostnader och bättre kvalitet. Det kräver ingen överbyggnad av administration eller entreprenörer som inte kommer.

5.      När ska saker och ting bytas? Här finns det två skolor. Den ena säger att kör tills det går sönder och så åker vi och byter. Den andra säger att vi byter innan det går sönder. Konsten är att veta när innan inträffar. Här handlar det om både kunskap och känsla. Min regel är att byta när 85-90 procent är förbrukad och inte chansa.  Alltså att vara proaktiv. Inköpen blir bra, installationerna rätt utförda och planeringen undviker brandkårsutryckningar. Detta är en kärnknut och en egen konst. När tar ett kulvertsystem slut? Vem ska äga detta och hur ser dagens material och metoder ut?

6.      Samma sak gäller när något går sönder – ska man slänga och köpa nytt eller reparera om det är tid kvar. Min linje är att reparera om man inte är i närheten av produktens livslängd. Det handlar om kostnadseffektivitet och hållbarhet. Stimulera en god tillsyn och reparationskultur.

7.      Att ha en organisation lokalt på plats som vet vad som händer i området. Det möjliggör en rätt planering, en lärande miljö och att man inte slarvar med kostnaderna eftersom detta syns direkt.

8.      En effektiv arbetsorderhantering som går direkt till ansvarig bovärd och reparatör. Inga onödiga mellansteg. Detta system ska ligga i fastighetssystemet och gå direkt till smartphone. Alla besiktningar ska ske från padda eller mobil. 

9.      Att använda utrustning på ett rätt sätt är också en hemlighet. Att man delar resurser, har en resursplanering för utrustning så att dessa används likt industrin. Alltså inte stå still med produktionsutrustningen. Att man låter maskiner, traktorer och gräsklippare, kärror rulla hela tiden. Ett industriellt synsätt inom fastighetsförvaltningen är det få som tillämpar.

10.   Hur mycket fordon, utrustning (plogar mm), verktyg och redskapsbärare ska man ha? Ska man ha lite, mycket eller rent av köpa in dessa tjänster. Min egen övertygelse är att när det finns en reparationskultur i företaget, ska man inte snåla. Det är en yrkesmässigt skön känsla att kunna använda rätt verktyg och rätt utrustning. I det stora så är det småpengar. För den enskilda medarbetaren är det avgörande och det blir rätt utfört och med hög kvalitet. Däremot ska man heller inte slösa. Allt ska hela tiden vara befogat. Vid inköp ska man prova ordentligt, testa och upprätta en kravspecifikation där fler deltar.

11.   Genom att varje bovärd har sina egna hus så gör man kontinuerliga avläsningar, kontinuerliga kontroller av maskiner och installationer så att dessa fungerar. Märker man att något är fel så slår man larm. Att gå och titta och rondera sina hus är förvaltarkonst på riktigt.  

12.   Tydliga ronderingar utifrån arbetsorder och allmänt intryck. Varje hus ska skötas som om det vore mitt egna boende. Ronderingar ska alltid vara planerade. Lägger grunden för att upptäcka fel innan hyresgästerna anmäler detta – ger kostnadskontroll. Förebygga skadegörelse och se till att närmiljön utstrålar trygghet och öppenhet.

13.   Uppföljning av statistik ska förlöpande ske och dessa är numera helt digitaliserade. Alla undercentraler och fläktar och viktiga installationer ska ligga i driftsnätet som ska var ett eget separat när för driftsuppföljning och säkerhet. Varje morgon går reparatörer eller specialister igenom status för att se att allt rullar eller gå på med en reparation.

14.   Underhållsinsatser ska gärna kombineras med andra investeringar så att det blir effektivt och samordnat. Det är bra att byta fönster vid stora fasadrenoveringar och takrenoveringar. Så att man får med sig hela fastigheten. Att man kan stänga huset. Dessutom en plan för hur inbrott och skadegörelse ska reduceras.

15.   Underhåll eller reparationer ska ligga på minst 200 kronor per kvadratmeter och år. Då sköts husen mästerligt och alla större insatser ska ske utifrån fastställda intervaller. Det ska vara 70 procent planerat underhåll och 30 procent löpande underhåll. Då är formeln rätt.  

16.   Alla vitvaror och byten av blandare med mera ska ske med så få fabrik som möjligt.  Viktigt att ha få komponenter och lära sig dessa ordentligt. Lätt att reparera och byta. Detta gäller även för tvättmaskiner, belysning, dörrar etc,

17.   Inför olika renoveringar och reparationer är det väsentlig att få med sig hyresgästerna för att få ett boinflytande värt namnet. Alltså att berätta om vad som ska hända och ta fram olika förslag och varianter utifrån de boendes bästa. Här finns en vit fläck och här kan alla bli bättre.

18.   Hyresgästmöten hela tiden där man berättar om vad som ska ske och hur det skulle kunna bli. Varje förvaltar ska ha ett eget hyresgästmöte minst en gång per år och delge tankarna och bjuda in till dialog. Just att träffa hyresgäster på detta sätt är väldigt stärkande.

19.   Att ha en inköpsportal som alla använder sig av vid olika inköp. Bakom portalen ligger alla leverantörer, ramavtal och partners som är godkända efter upphandling. Denna portal samordnar och gör det enkelt och rätt vid olika inköp.

20.   Kontroll av entreprenörernas arbete både i tid och kvalitet. Så att fakturan motsvarar det vi beställt och är rätt. Jobben görs där våra bovärdar finns och det är bra att hålla ett öga och att alla jobb ska påannonseras innan dessa börjas. Liksom att bilar parkeras rätt och att man följer våra spelregler. Och inte lämnar några olåsta dörrar till hyresgästerna eller andra saker som kan upplevas negativt bland hyresgästerna.

Detta göra sig inte av sig själv. Det krävs lagarbete och ett enormt intresse för att få allt att fungera i ett hus. Nästan alla våra hus är begagnade och kräver omsorg och service. Det händer saker precis dygnet runt – och det är väldigt svårt att föreställa sig vad som ska hända.