Det som mäts blir gjort – måluppfyllelse och trippelcertifiering

En världsomspännande undersökning som Gallup gjorde 2011 – 2012 med 230 000 arbetstagare i över 140 länder visar att bara 13 procent är engagerade i sitt arbete. 63 procent uppgav att de är oengagerade. Resten, alltså 24 procent, sa sig vara direkt negativ till sina jobb. Nästan nio av tio arbetstagare är alltså omotiverade och presterar inte i närheten av sin kapacitet på jobbet. Det tål att tänkas på.

Hos oss på Vätterhem ligger engagemangsindexet på 84 procent och det totala indexet för medarbetarnöjdheten har passerat 80 procent. När man väger ihop allt, är 86 procent nöjda med sin arbetsplats. I Sverige ligger snittet på låga 57 procent. Det är en gammal sanning att det man mäter blir gjort och påverkar beteendet. Vi har mejslat fram sex stycken mål  kundnöjdhet, medarbetarnöjdhet, energianvändning, nyproduktion, produktutveckling och ekonomisk styrka som vi mäter varje år med externa aktörer och officiell statistik som verifieras innan vi publicerar detta.

Genom att peka ut målen så riktas uppmärksamheten till dessa områden. Ett företag befinner sig i ett virrvarr av brus, dialoger, påverkan, intressenter, händelser och aktiviteter. Ledarskap handlar om att prioritera och påvisa vad som är viktigast, näst viktigast osv. På detta sätt synliggörs en beslutshierarki som hjälper organisation att fördela resurser, tid och sin uppmärksamhet.

Det är viktigt att det man mäter inte är får omfångsrikt. Man brukar säga att tre till sex mål är absolut max. Mer går inte att hålla i huvudet och risken att målen kolliderar eller inte går att följa upp är överhängande. Det hela ska påminna om en instrumentpanel i en bil. Där finns hastighetsmätaren, varvtalet, bensinförbrukningen och när det är dags för service. Mer än så behöver vi sällan känna till för att köra säkert och tryggt. Om vi får information om temperaturen på oljan, lufttrycket i däcket, förbränningen i motorn, vridmomentet, utsläpp av koldioxid och bromskapacitet, blir vi bättre då? Oftast blir organisationer imponerade av dessa data och lägger snabbt till detta i sin verksamhet. Till slut sitter man med 40 olika mål som konkurrera och splittrar verksamheten i en ända stor röra. Att jobba enkelt innebär att förstå verksamheten och ha mod att säga nej till allt som inte är nödvändigt för att skapa värde.

Jag förordar alltså få och tydliga mål som balanseras mot varandra. Om vi vill ha mycket nöjda hyresgäster så är det inte bara att höja värmen. Därför mäter vi energianvändningen som vi vill ska minska. Tar vi för mycket betalt av hyresgästerna och stärker ekonomin minskar kundnöjdheten. Inget mål ska alltså suboptimeras utan helheten eller summan ska vara större än delarna och ge kraft för att uppfylla respektive mål. Att balansera och tänka på helheten är den heliga graalen och något som åstadkoms genom lagarbete och att jobba tillsammans.

Målen fungerar alltså som fyrar och alla i en organisation har därmed dessa i bakhuvudet när man lägger sina handlingsplaner och budgetar. Man vet att dessa mäts och därmed inriktas åtgärder som förbättrar måluppfyllelsen. Annat prioriteras bort som också är bra men som inte påverkar måluppfyllelsen på samma sätt. Det gäller att göra rätt saker och saker på rätt sätt. Däri ligger hela ledarskapets hantverk.

Vi har satt upp sex långsiktiga mål som ska infrias 2023. Vi mäter som sagts varje år för att se om vi kommer närmare eller längre ifrån dessa mål. Vi ser också hur förändringarna ser ut över tid.

Målen har vi själva definierat och är följande:

  1. Kundnöjdheten ska var 90 procent 2023
  2. Medarbetarnöjdheten ska var 90 procent 2023
  3. Energianvändningen ska var 90 kWh/kvm i hela fastighetsbeståndet 2023
  4. Soliditeten ska vara 23 procents 2023
  5. Produktnöjdheten ska var 85 procent (upplevelsen av våra fastigheter) 2023
  6. Nyproduktion, vi ska påbörja minst 200 nya lägenheter varje år fram till 2023

I år har vi mätt alla mål och konstaterar att fyra av sex mål går framåt medans två mål backar något svagt. Förra året gick vi framåt på fem av sex mål. Redan nu, 2018 har vi gått  i mål med soliditeten som var en jätteutmaning när vi fastställde nivån 2015. Då låg soliditeten på 14 procent.

Genom dessa mätningar koncentreras tankar, resurser och handlingar så att vi kan kraftsamla oss kring dessa områden. Därmed gör vi mindre saker på andra områden. Vi överarbetar inte kontrollen av medarbetarnas tidrapporter, sjukfrånvaro och ledighetsansökningar osv. Vi poängterar istället vår värdegrund LUTA som innebär att man tar ansvar för sina handlingar och gör rätt saker. Vi litar på medarbetarna och bygger förtroendet på sådant sätt. De organisationer som hellre sitter och dissekerar småinköp, körjournaler och myndighetskrav kommer aldrig att kunna leverera. De fastnar i detaljer och ser inte skogen för alla träden.

Naturligtvis måste man ha kontroll på basic. Det är just därför man inför ledningssystem för att ge form och struktur åt kontroll, ständiga förbättringar och att höja prestandan. Poängen med dessa system är att frigör tid, så att basic inte tar tid från det som skapar värde. På Vätterhem är vi trippelcertifierade med ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001. Det är vi och ytterst få fastighetsbolag som är trippelcertifierade. Detta innebär att vi definierat rutiner, processer, uppföljningar, dokumentation och regler som inget annat bostadsföretag. Många har börjat men har inte orkat eller inte haft förmågan att gå i mål med detta. En del bolag ser ingen poäng eller säger att man jobbar som om man är certifierad. Inget kan vara mer fel. Att vara certifierad innebär att man har verifierade system för internkontroller, internrevisorer och externa revisorer som årligen granskar bolaget utifrån olika bedömningsgrunder. När man väl har dessa system på plats så behöver man inte börja om och uppfinna hjulet igen. Tiden läggs på rätt förbättringar och man spar tid. Basic blir enkelt och man ser skogen. Dessa ledningssystem blir rätt använda, kraftfulla stöd för att uppfylla målen.

Det är också ett sätt att involvera medarbetarna så att fler kan blir engagerade i verksamheten och känner större lust i sitt jobb.

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

*