Spelsystemet ska skina i organisationsmodellen

Vilken huvudidé har egentligen ett bolag? Hur syns detta i organisationsmodellen och hur visualiseras detta för medarbetare och omgivning. Sättet att lägga upp arbetet ska skina i matrisen och påtagligt visa hur de olika delarna stärker varandra. Är det en offensiv laguppställning, traditionell, defensiv eller innovativ. Här finns en gömd skatt att upptäcka och att utveckla. På en bild ska man direkt kunna förmedla vad bolaget vill och hur det ska ske på. De flesta organisationsmodeller är helt intetsägande eller något som de flesta bara har plitat ner helt pliktskyldigt utan helhetstänk.

Hos oss på Vätterhem har vi valt att ha två nivåer som organisationsmodell. En kärnprocess med fyra förvaltningsdistrikt och sedan stödfunktioner som är specialister som stödjer förvaltningen och driver egna frågor. En form av uppochnervänd pyramid för att också synliggöra storleken på de olika avdelningarna. I princip har vi 11 avdelningar med ansvariga chefer.

Det innebär att vi skulle kunna köra en laguppställning som fotbollens spelsystem.  Genom en sådan enkel manöver visar man tydligt vad fokus är och hur man vill spela.

Rena stödtjänster (backlinjen) är för mig ekonomi, HR, IT och Inköp. Dessa har huvudsakligen interna beställare och riktar sig inåt. En helt klart underskattad funktion inom bostadsbranschen är just inköp och upphandling. Här passerar de stora affärerna och här är det extremt viktigt att ligga i och få ut så mycket valuta för pengarna. Rätt kvalitet till rätt pris och att utveckla beställarkompetensen i bolaget. Liksom att följa upp avtal, ha effektiva rutiner så att det blir rätt beställningar och undvika mediala haverier. Här finns mycket att hämta i sann småländsk anda.

Mellan kärnprocessen som utgörs av våra fyra förvaltningsdistrikt och basstödet ligger marknad/uthyrning, hållbarhet och fastighetsutveckling. Dessa har båda interna och externa kunder. En form av mittfält. Vi skulle kunna ställa upp vår organisation som 3-3-4. Det är ungefär så vi faktiskt spelar. Vi är offensiva och låter anfallet/förvaltningen prägla verksamheten. På detta sätt blir det enkelt att visualisera vad man vill och varför coachningen ser ut som den gör. Vi spelar alltså inte 4-4-2 och inte heller 5-3-1. Här tror jag mycket på att använda och utveckla idrottsspråket på ett annat sätt än vad vi gjort hittills. Idag har vi lagt alla stödfunktioner i ett block. Däremot pratar vi på detta sättet.

Corebusiness är alltså förvaltningen. Det innebär till syvende och sist att när det står och väger så väljer vi alltid förvaltningens lösning. Förvaltningen är huvudkunden och deras behov styr mycket av verksamheten. Det ligger närmast hyresgästerna, fastigheterna, tekniken och alla andra verksamheter. Här finns alltid avvägningar. Förvaltningen är nöjda med dagens system, dessa fungerar, medan stödavdelningarna inte alls är nöjda utan vill utveckla. Här gäller tillit, samtal, förståelse och en bra balansgång. Att både gasa och bromsa. Det finns inga rätt eller fel utan det handlar om hyresgästernas behov, att bedriva en effektiv verksamhet och helhetsförståelse hos chefer utifrån kunskap och vad som fungerar praktiskt. Kort och gott, ett vettigt ledarskap.

Här hjälper det att ha en organisationsmodell i ryggen som är förankrad och grundad. Det blir rätt utgångspunkter och framför allt rätt involvering. Ingen känner sig förbisedd och det blir ingen dålig feeling. Det blir teamwork på en ny nivå.

När modellen är kopplad till visionen, mål och strategier så blir systemet enkelt och överskådligt. Det blir ett sammanhang och därifrån kan man sedan utveckla roller (moderna befattningsbeskrivningar), höja kunskapsnivån och bli bättre på att samverka mellan avdelningar. Krisen runt covid-19 har hjälpt oss att slipa ner barriärerna mellan avdelningarna, när alla hjälps åt. När man jobbar som en unit, en enhet, då vinner man alla matcher. Detta är den heliga graalen att få till. Ett lag blir aldrig starkare än dess svagaste länk, det är så sant som det är sagt. Gott samarbete mellan alla avdelningarna är nyckeln till framgångsrikt spelsystem.