Förvaltningen står inför kraftfulla förändringar. Att jobba utifrån-in, bli en central och tydlig huvudprocess och utveckla husen till digitala plattformar som styrs av algoritmer. Även hållbarhetsfrågorna lär spela en framträdande roll i alla aktiviteter vid sidan av kompetensutveckling.

Detta är en bra förändring för förvaltningen som haft en tillbakadragen och relativt passiv roll i bolagen trots att detta är grunden för hela verksamheten. Varför är svårt att förstå. Det lyser sällan och det spektakulära sker inom nyproduktionen. Så länge drifts- och underhållskostnaderna ligger på budget så är det lugnt trots att bolaget till två tredjedelar utgörs av förvaltning. Finjusteringarna sker i det tysta.

Förvaltningen är oftast tunna på specialister, innovationer och kunskapare. Dessa har alltid legat på andra avdelningar i bolagen som energispecialister, bygg- och projektledare, kommunikatörer, driftsingenjörer, trädgårdsspecialister osv. Att säga att förvaltningen inte är några akademiker är inte att säga för mycket. Det mesta har handlat om service, rutiner och felanmälan. Att utföra det man säger från kontoret. Trots att man ligger närmast kund, husen, entreprenörer och beställningar. De närmaste åren blir en omvärdering och förvaltningen behöver därför vässa sina roller och kunskap för att tillvarata denna branschförändring.

Från hus till digitala plattformar

Numera är snart varje hus en server som knyter ihop all data från huset och integreras i ett överordnat system för optimering. Maskininlärningen är här nu och styrningen blir därför helt digitaliserad. Gränsvärden kan ändras på några sekunder för alla husen. Nästan alla bolag behöver bli bättre på att sänka sin uppvärmning och IMD borde införts för länge sedan. Målet borde vara att bli självförsörjande på el och lagring av energi. Solcellerna bör även fungera som reservkraft om elen slås ut. Ett sådant resilient system skulle därmed kunna driva pumpar, vitvaror, hissar, fläktar och belysning och klara av att hålla husen varma och få fram vatten i krislägen. När vi för in mer digitala lås, boxar, sensorer och uppkopplingar bör riskanalyser och säkerheten spela en viktig roll.  Vad händer vid större strömavbrott eller vid sabotage och dataintrång. Frågor som förvaltningen behöver ha kunskap om i samarbeten med egna specialister.

Från info till kundinteraktion

Det är ytterst få bolag som regelbundet samverkar med sina hyresgäster. Hur många tar tid att ordna hyresgästträffar för att berätta om kundenkäten, vad som ska göras under året och marknadsföra boendebudgetar. Väldigt få. Det är också väldigt få som bjuder in hyresgäster till ett aktivt boinflytande vid renoveringar. Hur många analyserar felanmälningarna och ringer tillbaka för att lyssna hur det gick? Fortfarande kan kunderna inte följa sitt ärende på en boendeapp eller motsvarande. Egentligen finns det mesta kvar och första svaret ska vara ja istället för nej. Att borra i kundenkäten och hitta de bästa interna casen görs alltför sällan. Varför? Börja gräva där du står så uppstår en lärande organisation.

Med den digitala generationen ökar behoven av kommunikation och tillgänglighet. Det krävs att bolagen jobbar som ett mediabolag och pumpar nyheter och information hela tiden. Bolagen borde se kunder som ett stort community och efterlikna spelbolagen som lägga ut olika frågor och koncept för snabb feedback. Liksom att ha dygnet runt service med chatt och medarbetare som finns lokalt på plats fram till klockan 23.00 som det är i särskilt utsatta områden. En sådan service skulle snabbt sprid sig som en löpeld inom branschen.

Från miljörum till klimatarbete

Efter covid-19 och pågåendet kriget i Ukraina kommer klimatkrisen att dominera det närmast decenniet. Här gäller det att trampa gasen i botten och ställa om. Bort med alla fossildrivna bilar och utrustning liksom återbruka allt som går. Släng inte felfria fönster som måste bytas eller annat material som går att återanvändas. Nya koncept bör också införas som ger incitament att slänga mindre och kompostera mer. Bolagen bör skjuta på så att elladdare byggs ut i tusentals och nära hemmen där man laddar. Alla renoveringar bör bedömas utifrån deras livscykelkostnader så att man gör rätt investeringar över tid. Utöver ett offensivt miljöarbete bör även bolagen förbereda sig för klimatanpassning av fastigheterna när det gäller extremväder i form av värme, storm, skyfall eller långvarig kyla. Här handlar det om att tänka i kreativa scenarios. Hur avskärma från extremheta, finns det svala rum, kan man ställa om ventilation och ta in kylig luft på natten, finns det fläktar i lager osv. De som inte är på denna fråga hamnar snabbt i allvarliga problem och svåra konsekvenser.

Från otrygghet till en social organisation

Många hyresgäster upplever otrygghet. Traditionellt så har bolagen köpt in bevakningstjänster som svar på detta. Detta räcker inte längre. Här behöver bolagen ha en lokal organisation som bygger relationer och sätter gränser. Flera bygger nu upp en social organisation i sin förvaltning där nya roller som trygghetsvärdar, boendeutvecklare, utvecklingsledare, trygghetschefer, lokala kommunikatörer skapas. Dessa personer jobbar med sociala frågor som skolan, sysselsättning, demokratiprojekt, festivaler, föreningsutveckling och så vidare. Frågor som inte fanns på bordet för fem år sedan och som är nya för förvaltaren. Dessa behöver integreras i den reguljära förvaltningen så att det inte blir två lag. På sikt blir det förebyggande arbetet ännu viktigare.

Från operativa till strategiska frågor  

Min uppfattning är att just underhåll och inköp diskuteras alldeles för lite och här finns mycket pengar att tjäna. Dels behövs en tydlig struktur för vad som är underhåll. Vad kostnadsförs, vad aktiveras som komponentbyten och vad är extra satsningar på investeringssidan. Vilka avdelningar är inblandad? Det blir en matris och diskussion vart pengarna läggs på. Är det stora projekt, många köpta tjänster, återkommande fel, materialinköp, vattenskador eller lägenhetsunderhåll.  Detta påverkare både resultat- och balansräkningen liksom kassaflödet som förvaltaren ska ha koll på.

Den stora förvaltarkonsten är att förstå när saker och ting ska bytas ut. Förr när bolagen hade dåligt med pengar bytte man för sent idag byter man för tidigt och allt. Då blir det dyrt och man låser stora resurser och kan sällan ta betalt för detta. Eller så tar man för mycket betalt för småplock och kundnära insatser som skapar irritation och gnissel med Hyresgästföreningen. Att ha gått igenom alla komponenter i varje hus ger en långsiktigt god underhållsplan som är nödvändig. Det är först när alla inblandade resonerar om varje hus som man kan lägga en plan som beaktar funktion, framtida drift, fastighetsvärden och hyresgästernas behov.

Från förvaltare till chefskap

Förvaltningen har energi, driv och får saker genomförda. Det som behöver kompletteras är struktur och kvalitet. Att förebygga och följa en plan. Jag tror på att utöka på med fler specialister och mer utbildning. Liksom att skapa en mer integrerad förvaltning istället för att ha olika distrikt som saknar styrka. Förvaltningen behöver också lyftas fram i organisationen. Frågor om renoveringar, underhåll, drift, servicenivå, bovärdsroller behöver upp på en strategisk nivå.  Är man ett förvaltande bolag gäller det att förvaltningen har rätt struktur och kvalitet.  Jag tror det är läge för alla högskolor och universitet att ladda på med förvaltarutbildningar som kan leda och utveckla denna förändring som just nu sker. Nu händer allt. Plötsligt.

Göteborg den 29 maj 2022/Thorbjörn