Här kommer en ny krönika som ska in till Förvaltarforum under veckan och där fokus är det snabbt försämrade ekonomiska läget. Med kvartal ett i ryggen och prognos för helår gäller det att agera nu och skyndsamt för att inte sitta med svarta petter i december.

”Fastighets- och bostadsbolagen har haft en gyllene era med nollränta, obetydlig inflation, hyrespåslag och ständig värdeutveckling av fastigheterna. Det har varit lätt att bygga bjässar och bruksvärdessystemet har utnyttjats när ingen utvecklat hyreslagstiftningen på ett seriöst sätt.

Idag skriver vi maj 2023 och på bara ett år har en fundamental förändring skett. Festen har tagit slut och nu gäller basic och normala spelregler gudskelov. Dubblerade räntekostnader, inflation i alla led från inköp av material till tjänster, löner upp och risk för nya elkostnadschocker i vinter. De nya hyrorna täcker bråkdelar av dessa kostnadspåslag och trepartsöverenskommelsen måste utvärderas eller läggas i papperskorgen. Den är bra i teorin men fungerar inte i verkligheten när ingen följer den.

Hur ska man egentligen navigera i detta nya ekonomiska läge? Här handlar det om att snabbt välja sida. Antingen ser man detta som en aktiv möjlighet eller så blir man passiv och drar i nödstopp. I sådana här situationer gäller både broms och gas men oftast krävs tydliga budskap och då är det att bromsa utan att stoppa verksamheten som är huvudspåret.

Jag tycker branschen är bäst på att var medelmåttlig och gärna dansa efter entreprenörernas pipa. Och även bistå så att fördyrningar och ÄTA-listor snabbt godkänns. Det finns så klart undantag men den ekonomiska styrningen i projekt och renoveringar är allmänt bristfällig. Svaret från branschen har varit att fylla på med mer resurser, dela resurser om det blir tjafs och vid budgetöverdrag händer ingenting. Konsekvenser vid överdrag har bara passerat som en fotnot. Renoveringar, projekt och skötsel blir nästan alltid dyrare och detta behöver stoppas och få effekter. Ovanpå detta så finns en superineffektiv upphandlingsform som heter LOU och som gör att allmännyttan gör dåliga affärer som fördyrar med minst 10-20 procent eller mer. Receptet för att motverka dessa galenskaper är strategisk partneringupphandling med fasta arvoden. Tillsammans med huvudentreprenören väljs partner, lösningar och utförande för att skapa styrning, kontroll och parerar oväntade kostnader.

Nåväl, det nya ekonomiska läget kräver mer eller mindre att någon trycker på larmklockan. De flesta organisationer har många beställare och dessa behöver tränas och stärkas i sin inköpsroll. Alla behöver mobiliseras. Våra jobb handlar ytterst om att vara skickliga beställare. Inköpsfrågan är därför central och bör prägla förvaltning och bygg mer än något annat. IKEA är inte IKEA utan en hypereffektiv inköpsorganisation. Även bemanning behöver stramas upp med färre konsulter och noggranna behovsanalyser vid ny- och ersättningsrekrytering. Inte bara mata på som alla gjort.

Det goda i denna förändring är att de flesta bolag har mycket att förbättra som inte kostar en massa pengar. Inte minst på intäktssidan. Om nu de årliga hyresförhandlingarna inte räcker så måste vi själva skapa intäkter genom att höja parkeringsavgifter, erbjuda smarta designtillval i projekt och förvaltning. Marknadsföra och erbjuda larm, lås och kamera i varje bostad som tillval, få ut rätt pris vid alla projektförhandlingar och ha samma beloppsnivåer när vi höjer standarden runt fastigheter. Dessutom måste uthyrningen gå fort, inga förlorade månader eller tomställda lägenheter vid renoveringar. Här krävs mycket mer sälj. Det handlar också om effektiva in- och avflyttnings-processer. Kan vi hämta in pengar på detta sätt så kan vi lägga mer på att underhålla våra hus.

De flesta bolag har en ganska otydlig arbetsfördelning av driftsansvaret för fastigheterna. Det blir en blandning av egna system, köpta tjänster och egen organisation. Alla negativa avvikelser från gränsvärden ska prioriteras för detta kostar. Ronderingar och felsökning av våra undercentraler kan med fördel köpas in, men huvudansvaret för att optimera driften bör ske i egen regi. Det behövs fler vattensparkampanjer, avfallskampanjer och energikampanjer i samverkan med hyresgästerna och inte minde eller inga alls. Kan man dela på vinsterna så är det ett grymt bra boinflytande.

När det gäller underhåll så bör dessa planeras väl med entreprenör innan start. Här behöver bolagen stiga fram som beställare och sätta ekonomiska ramar. Så här mycket pengar har vi och vad får vi för detta. Inte tvärtom. Alla underhållsprojekt kommer inte längre genomföras när pengarna äts upp av finansen. Här gäller prioriteringar och att minska volymen på rätt sätt utifrån hyresgästens behov. Detta gäller även med investeringsunderhåll för att klara kassaflödet.

När varje faktura granskas hårdare och ifrågasätts får vi ut bättre värde för pengarna och inköpen blir bättre. Sämre tider är bra tider för nya arbetssätt och förändringar. Det är nu som ledarskapet börjar. Att peppa, ge ramar, konkreta exempel på besparingar och stimulera nya arbetssätt samt uppföljningar. Liksom att skapa samma beteende på jobbet som vi gör när vi hanterar vår privatekonomi. I bostadsbolagen DNA ligger det att göra många saker. Det är detta som premieras. Nu gäller det i stället att prioritera och jobba med kvalitet. Att byta fokus snabbt.

När man har mindre pengar blir det också viktigare att kommunicera det som sker och ha en bra dialog med hyresgästerna. En sådan kommunikation av fastighetsnära skötsel är uppskattat och bidrar till en positiv upplevelse av både säkerhet och trygghet. De som kommunicerar bäst går igenom det nya ekonomiska läget bäst. Trots väsentligt mindre pengar. Kan man jobba väl med inköp, kontroll av fakturor och prioritera så kan man nästan göra lika mycket som man gjort under de goda åren. Det handlar om att få ut mer output och jobba med effektivitet för att dämpa nedgången.

Investeringssidan kommer också påverkas påtagligt. Antingen bygger man nytt eller så renoverar men det man har. När det är tuffa tider kan man knappast göra båda sakerna om man inte skuldsätter sig mer eller säljer för att finansiera. Att bygga nytt tar nästan allt investeringsutrymme om räntan och inflationen fortsätter på dessa nivåer. Då minskar underhållet lika mycket. I en sund ekonomi ska avskrivningskostnaden plus vinsten utgöra investeringsutrymmet för att begränsa skulderna. Ett fastighetsbolag står och faller med sina räntor och lån. Om ett bolag har cirka 10 miljarder i balansräkningen så är cirka 2,5 miljarder eget kapital och resten är lån. En procents ökningen (1%) av räntan betyder 75 mkr på resultaträkningen och detta kräver fem procents hyreshöjning bara för att tackla denna post. Att ha kontroll på balansräkningen har jag pläderat för i femton år och de bolag som har en stark soliditet och lång framsynt upplåning går så klart stärkta ur denna kris. Detta är ingen slump utan medvetna val. Det heter ju att efter sju goda år så kommer sju magra och då gäller det att ladorna är fyllda, rätt attityder och arbetssätt så att det blir möjligheter”.

Göteborg den 6 maj 2023/Thorbjörn