Det är föga förvånande att vi inte jobbar mer än produktivt tre timmar per dag. Det är en brittisk undersökning som skuggat cirka 2 000 arbetstagare och chefer för att bedöma var som sker på ett kontor egentligen. The Office. Hur tiden disponeras och varför alla sitter i möten eller förtrollas framför datorn. Merparten av tiden, över fem timmar, går alltså åt till ineffektiva möten, läsa nyheter, socialisera med kollegor, surfa på sociala medier, söka jobb (hepp) och fika, lunch och gå lite tidigare på grund av träning, föreläsningar eller hämta barn. Min uppfattning är att vi skulle kunna jobba 5-6 timmar och hinna med mer om vi fick rätt incitament. Många hävdar att man tar med sig jobbet hem och det stämmer också, men arbetstiden är en ynka halvtimme eller timme i genomsnitt per dag.

Kontorsarbetet är konstigt i grund och botten enligt min uppfattning. Det skulle behövas nya tidsstudiemän som de hette förr och boxa in hur mycket tid varje modul egentligen tar. Jobbar man i produktion, serviceyrken, förvaltning, drift, läraryrken, sjukvård, lager, logistik, polis osv finns alltid saker att göra. Det är ett konstant flöde. På kontoret finns inte alls samma flöde (finns undantag så klart) men kontoret har inga elever som står och trampar i korridoren att lektionen ska starta. Att reformera kontorsarbetet med så mycket AI som möjligt är inte en dag för tidigt. Tänk bara på alla dåliga IT-system som man suttit och försökt komma underfund med och till slut insett att dessa är crazy. AI. Någon? Inget har hänt sedan 1980-talet. Varför är alla så rädda nu? AI fattar inga beslut eller driver förändringar. Gör i bästa fall monotona arbetsuppgifter, men inte ens detta fungerar speciellt bra. Digitala fakturor är fortfarande tidskrävande. Idag är systemen antingen gamla, skräddarsydda och då är servicen dålig eller så är de nya, standard som inte passar verksamheten och då går det åt hur mycket tid som helst för att försöka anpassa. Under min drygt trettio års kontorsliv så har jag inte mycket till övers för denna jobbform. Cellkontor med tråkiga Kinnarps-design och utan kreativa oaser. Ett kontor är lite som ett hov där det inte sällan pågår saker under ytan. Någonstans tar tiden vägen. Det blir lätt intriger, smussel, allianser, relationer och andra dramer.  Istället för fokus på att utveckla verksamheten. En dålig medarbetarundersökning – då läggs all tid på att försköna, förhala eller tiga ihjäl detta. Detta tar längre tid än att bara lägga fram läget och åtgärda bristerna. Transparens säger man, men det kostar initialt och få verkar vilja betala priset för detta.

En av de mest ineffektiva delarna på ett kontor är möten. Här borde man göra en revolution. I takt med möjligheten till digitala videomöten så är det idag ännu fler, även om detta är praktiskt och bra ur många synvinklar. Hela teams-apparaten är fantastisk med den lilla brasklappen att det numera är fler möten. Det är ju så enkelt nu. Fördelarna har ätits upp av mängden.

Varför har man ett möte? Skapar det värde eller bilägger tvister? Driver de utveckling eller vad ska förankras osv. Vad är syftet och hur lång tid ska ett möte ta. I min värld borde ett möte inte få pågå mer än 30-40 minuter eftersom vi ändå inte orkar koncentrera oss mer än så. Personer som sitter med som observatörer på möten är nästan  alltid förbluffade över hur lite som kommer ut ett möte när man samlar toppkrafter för att koordinera verksamheten.

Ett vanligt svenskt möte är inte sällan oklar agenda, extremt dåliga underlag, för mycket tid avsatt, alltför många inbjudna, hybrid-möten trasslar och beslutspunkterna är inkonsekventa och ges mindre tid än informationspunkterna. Mötena ska vara konsensuspräglade och gärna trevliga. De flesta säger ingenting. Här rinner tid och pengar iväg. Så ser väldigt många möten ut. Tänk då på hur många möten det sker på en dag i en stor organisation. Säkert hundratals varje dag. Här pratar vi arvoden.

Det borde finnas plats för många konsulter med specialiteten att skapa en effektiv möteskultur. Det effektiva mötet ska innehålla som jag ser det:

• Syftet, tydlig agenda med max 5-8 punkter (info och beslutspunkter) och som skickas ut ett par dagar innan med eventuella underlag
• Rätt personer ska närvara som är aktiva och kan bidra med något – här måste man vara mycket mer selektiv – glöm förankringsidén.
• Max 30-40 minuter som grundregel – ibland behövs det mer tid, men standard är korta och koncisa möten
• En utpekad ordförande som leder och fördelar ordet och sammanfattar vad som tas beslut om plus snabb dokumentation (gärna direkt efter mötet)
• All teknik ska finnas på plats så att hybridmöten är standard och fungerar utan störning. Fjärrkontroll.

Sådana möten ger produktivitet och driv framåt. Tid kan friläggas som minskar stress, ökar utrymme för reflektion och möten ska inte vara socialisering mellan kollegor. Det är jobb och en produktiv process. Möten behöver inte stressas framåt utan kan gå långsamt men man behöver inte ha jättelånga listor med allt som inte fungerar till varje möte. Då tappar man fokus och allt blir övermäktigt och blytungt. Ett mötes-sänke. Mötet får inte ersätta kvalitet med kvantitet och klagomur.

Ett möte ska alltid ge lösningar och hitta kreativa samverkansformer när flera är samlade. Eller identifiera kvalitetsförbättringar genom att identifiera olika avvikelser. Ett utbyte som ger alla något och ett lärande från alla håll. Då blir det pang för pengarna. Värde för organisationen istället för slack och reaktiva åtgärder.

Jag menar inte att alla möten är bortkastade men jag tror att de flesta inser att man kan utveckla dessa rejält med ovanstående regler. I dagens värld är det lätt att det blir managementbyråkrati lite här och där. Och då är lösningen möten och ny byråkrati. Här kan man göra ett val. Att säga ifrån och inte acceptera mer byråkrati som tar bort ovärderlig tid från kunder, omvärld och varandra. Till slut är det byråkratiska systemet fullbordat.

I övrigt hoppas jag att man skär ner arbetstiden med bibehållen lön och bättre prestationer till  följd. Det flexibla arbetssättet är väldigt bra och ger individerna större påverkan och möjlighet att fixa livspusslet. Detta är inte en dag för tidigt. Tvärtom. Det skulle skett på 1990-talet. Nu är det upp till ett gott ledarskap, att göra arbetsplatsen attraktiv och inspirerande. Ett event som man inte vill missa. Ett utsålt Ullevi. Där även lokalernas layout och inredning påverkar och har betydelse. Vem vill idag vistas på ett intetsägande och tråkigt kontor? Den tiden är över och nu gäller det istället att lyfta kompetensförsörjningen, att boosta varandra, ha skoj, jobba med banbrytande projekt och hitta smarta samverkansformer.

Tiderna förändras och i detta fall till det bättre. Möten och byråkrati till det sämre. När jag började min bana var möten korta, få deltog, beslut fattades och ingen ville sitta för länge och älta. Byråkratin med alla IT-system (tidsredovisning, löner, portaler, beställningar, fakturor, fastighetssystem) osv plus alla kvalitetssystem äter upp organisationen inifrån steg för steg. En dålig cancer som kommer smygande till synes harmlös från början.

Göteborg den 16 juli 2023/Thorbjörn